Nel project management capita spesso di doversi confrontare con concetti apparentemente simili ma che nascondono differenze sostanziali come effort e durata.
Il rischio è che si possa fare confusione e di conseguenza non dare indicazioni chiare al team di progetto.
Ad esempio, se diciamo che due risorse avranno bisogno di tre giorni per completare una determinata attività, cosa stiamo dicendo in realtà?
Stiamo parlando dell’intervallo di tempo che occorre attendere prima che il lavoro sia completato oppure delle ore/uomo complessive che il lavoro necessiterà?
Da ciò nasce la necessità di fare differenza tra effort (le ore/uomo necessarie) e durata del lavoro (le ore uomo divise tra le risorse disponibili).
Quindi per effort si intende le ore di lavoro che impiegherebbe una persona per completare un’attività: supponiamo 24 ore.
Se questo lavoro lo facciamo fare a tre persone possiamo dire approssimativamente che il lavoro durerà 24/3=8 ore e quindi la durata del lavoro sarà di una giornata. Ciò naturalmente in via approssimativa perché quasi mai il ritmo di lavoro, l’esperienza e la produttività delle persone sono uguali.
Infatti in questo ambito è necessario chiedere alle persone di fare una stima del lavoro in termini di ore/uomo (effort) in modo da poter poi calcolare la durata effettiva in base alle risorse che saranno effettivamente disponibili.
Ogni organizzazione solitamente dispone di linee guida che fissano le ore necessarie per svolgere determinati compiti e comunque i responsabili di funzione possono dare chiare indicazioni in tal senso.
Inoltre la durata di un lavoro così calcolata non tiene conto dei giorni festivi e delle vacanze, in quanto l’effort fa riferimento al solo tempo lavorato. Quindi per calcolare l’intervallo di tempo tra inizio e fine lavori (elapsed time) occorre tenere conto del calendario e del livello di disponibilità delle risorse nel periodo considerato.
Pertanto, prima di tutto va definito l’effort, poi la durata in base alle risorse ed infine l’intervallo di tempo in base al calendario.
La durata di ogni attività servirà poi per costruire il reticolo di progetto mentre l’elapsed time servirà per costruire il Gantt.
Sulla base dell’analisi del reticolo logico sarà a sua volta calcolato il percorso critico e definite le attività critiche di un progetto.
Infine, una volta definite le tempistiche ed il costo orario delle risorse effettivamente coinvolte, potrà essere calcolato il budget di progetto.
Come si può vedere, la differenza tra i concetti di effort e durata è sostanziale e, se non ben compresa, può indurre errori nei processi di pianificazione dei tempi e dei costi di progetto.
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