Attività di progetto

Le attività di progetto compongono il reticolo logico di un progetto e, una volta calendarizzate, anche il gantt.

La loro definizione scaturisce dall’analisi dei work package che compongono la WBS. In questo modo, ogni attività può essere associata ai corrispondenti deliverable attesi dal progetto.

Da queste attività nasce anche la definizione delle risorse che devono avere le competenze necessarie per portarle a termine. Ed infine le attività e le risorse ad esse assegnate possono essere messe in relazione all’interno della RAM di progetto che chiarifica i diversi livelli di responsabilità.

Pertanto, esse svolgono un ruolo centrale nel definire i criteri di svolgimento di un progetto. Inoltre, perché le attività di progetto possano essere assegnate correttamente al personale che se ne dovrà occupare, è necessario procedere alla definizione dei loro attributi:

• Codice Identificativo
• Descrizione
• Tipo di attività
• Relazioni logiche tra attività
• Lead e lag
• Date imposte
• Vincoli e assunti
• Requisiti delle risorse
• Livello di impegno
• Deliverable riferibili all’attività
• Persona responsabile dell’esecuzione
• Area geografica o luogo di svolgimento

Solo quando tutti gli elementi che descrivono un’attività di progetto sono stati precisati, è possibile delegare l’attività in questione. Tutti gli elementi sopra indicati devono costituire una sorta di “contratto” che servirà a responsabilizzare le risorse cui viene assegnato il lavoro.

E’ importante che un project manager impari ad essere specifico nell’assegnare i vari incarichi. Ciò lo aiuterà a fare chiarezza sul lavoro e ad evitare inutili fraintendimenti. Tutto questo porterà maggiore responsabilizzazione ed una maggiore possibilità di controllo dell’avanzamento.

Spesso i ritardi di progetto vengono indotti da una non chiara esplicitazione del lavoro da svolgere oppure dalla tendenza del personale a “prendersela comoda” in assenza di indicazioni dettagliate.

Infine, alle attività legate al delivery occorre aggiungere le milestones che definiscono gli snodi principali di un progetto. Si tratta di particolari attività che fissano i punti di controllo e di consolidamento del lavoro.

Esempio di attività di progetto

Nella figura a lato è riportata a titolo esemplificativo una WBS generica per la realizzazione di un giocattolo per bambini.

Ciascun livello della WBS è creato per scomposizione del livello sovrastante. La scomposizione consiste nel suddividere il lavoro in componenti più piccole da realizzare.

In questo modo sarà più semplice configurarle e controllarne in corso d’opera l’avanzamento.

Il livello più basso della WBS viene chiamato workpackage per intendere che consiste in un pacchetto di lavoro che comprende le attività di progetto necessarie alla produzione dei deliverable previsti dal workpackage.

I livelli intermedi sono anche chiamati control account, o summary task o work element.

Il livello di dettaglio a cui arrivare viene deciso dal project manager in funzione della granularità del controllo che vuole avere sul lavoro da svolgere. Più il lavoro è impegnativo in termini di costi, tempi, risorse e maggiore deve essere il livello di controllo.

Solitamente ci si spinge fino al livello in cui è possibile assegnare un work package ad un solo responsabile che avrà il compito di svolgere e documentare tutto il lavoro previsto.

L’analisi dei pacchetti di lavoro porta ad identificare quindi le attività che occorre prevedere per realizzare i deliverable del progetto.

Con riferimento all’esempio sopra proposto, viene indicata nella figura sottostante la lista delle attività di progetto.

Come si può vedere, un pacchetto di lavoro può essere sviluppato in una o più attività.