Fermo restando che l’analisi dell’avanzamento di un progetto non può esaurirsi nel tracciare i tempi di progetto e che sarebbe opportuno integrarla con tecniche più sofisticate (come ad esempio la tecnica dell’earned value), può essere utile vedere come tracciare il tempo lavorato dalle risorse nelle attività di progetto in cui sono coinvolte (time reporting).
Indipendentemente dal tipo di software impiegato per gestire il gantt di progetto per controllare l’avanzamento dei lavori, è necessario attivare un sistema di rendicontazione interno per tracciare il tempo lavorato da ciascuna risorsa.
In molte organizzazioni è prassi abituale che ciascun dipendente compili alla fine della settimana, oppure ogni due settimane, un time report in cui deve indicare:
- i codici delle attività su cui ha lavorato;
- una breve descrizione del lavoro svolto;
- la data effettiva di inizio e quella di fine prevista;
- la percentuale di completamento del deliverable associato a ciascuna attività;
- le ore che ha impiegato;
- le eventuali spese che ha sostenuto (es. spese di trasferta).
Se ciò non fa parte delle sane prassi aziendali, andrà creato “ad-hoc” per lo specifico progetto.
A tal fine possono essere utilizzati degli spreadsheet in formato MS Excel od equivalente, oppure meglio ancora il tutto può essere automatizzato con una applicazione su intranet aziendale in modo da evitare il passaggio di documenti e gli errori di inserimento.
L’applicazione su intranet per il time reporting si occuperà di raccogliere le informazioni ed elaborarle per i fini del progetto, altrimenti sarà cura del project manager reinserire nel software di project management i dati consuntivati.
Vantaggi di un sistema per tracciare il tempo lavorato
I vantaggi introdotti dall’adozione di un sistema di time reporting sono molteplici:
- Identificare per tempo le attività problematiche. Tracciare il tempo lavorato consente di confrontarlo con quello previsto dal piano e di individuare le attività che presentano problemi e di comprendere se si tratta di intervenire sulle risorse oppure occorre introdurre altri correttivi.
- Confrontare il tempo stimato con quello effettivo. L’introduzione di un sistema di time reporting periodico consente di individuare le linee di tendenza ed i possibili ritardi in modo da intervenire prima che sia troppo tardi oppure rivedere le stime.
- Misurare la performance del progetto e delle risorse coinvolte. Tracciare il tempo lavorato consente di comprendere come i dipendenti, i collaboratori ed i fornitori stiano rispettando gli impegni presi. Si potrebbe scoprire che alcune risorse sono in difficoltà e necessitano di supporto (es. formazione), altre che procedono speditamente, altre che non hanno ben compreso cosa debbono fare.
- Documentare al management il livello di impegno delle risorse. Può essere utile in molte situazioni documentare alcune decisioni oppure chiedere al management supporto per superare problemi di scarso impegno delle risorse. Affidarsi alla documentazione formale del tempo speso (time reporting) può essere anche un modo per far sentire alle risorse che si deve avere molta attenzione al rispetto delle tempistiche.
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