Valutare uno scostamento è un’attività caratteristica del monitoraggio e controllo di un progetto.
Il monitoraggio e controllo si articola in tre passaggi.
Il primo passaggio consiste nello stabilire un riferimento (ad.esempio una baseline dei costi, dei tempi, dei rischi , dell’ambito ecc) in base al quale calcolare gli eventuali scostamenti.
Il secondo consiste nel confrontare i progressi effettivi per ciascuna delle variabili in gioco con la corrispondente baseline per vedere se ci sono differenze significative
Il terzo prevede di attuare misure correttive o preventive. Le azioni correttive risolvono i problemi esistenti, mentre le azioni preventive impediscono che si verifichino problemi in futuro.
Il secondo passaggio corrisponde appunto a valutare uno scostamento qualora esso si presenti.
Prima di intervenire per allineare le prestazioni al piano, è bene assicurarsi che la variazione rilevata sia reale.
Le azioni correttive e preventive richiedono tempo e di solito comportano costi e non ha senso investire dove non è necessario.
La variazione in questione è sempre la differenza tra due elementi che possono avere un certo livello di imprecisione: il riferimento pianificato (baseline) e la situazione reale.
Il piano si basa su stime e ipotesi fatte qualche tempo prima della partenza dei lavori su ciò che ci si aspettava potesse accadere in corso d’opera.
Tutti i piani e le stime presentano quindi un potenziale errore di stima incorporato.
E’ impossibile prevedere con precisione il futuro di un sistema complesso come un progetto.
Allo stesso modo, la misurazione della situazione attuale è soggetta a errori. I dati chiave potrebbero mancare o la situazione potrebbe essere male interpretata.
Quindi, come valutare uno scostamento e decidere se la varianza misurata è reale e abbastanza significativa da giustificare un’azione correttiva?
Punti di attenzione
In sostanza occorre rispondere ai tre seguenti interrogativi:
- La baseline è stata definita correttamente?
- In tutti i sistemi di misura gli scostamenti rispetto al riferimento possono dipendere da un eccesso di ottimismo nelle aspettative.
- Occorre rivedere le metriche che sono state utilizzate nelle stime.
- Qualora vengano riviste le metriche o le aspettative occorre modificare la baseline
- La variazione rilevata è significativa?
- Prima di tutto occorre comprendere da cosa è dipesa
- In secondo luogo occorre chiedersi se lo scostamento è momentaneo oppure indica una tendenza in atto
- In terzo luogo occorre valutare gli impatti sulka consegna dei prodotti del progetto
- Esistono soluzioni praticabili?
- Gli impatti misurati giustificano il costo delle azioni da intraprendere per correggere la situazione?
- Esiste un mix di interventi che minimizza il costo dell’azione correttiva?
- Ci sono risorse disponibili per svolgere questi interventi?
Nel valutare uno scostamento le precedenti considerazioni hanno fatto riferimento prevalentemente a situazioni problematiche. Ciò infatti costituisce la principale fonte di preoccupazione per un responsabile di progetto.
Può anche accadere che le misurazioni rivelino tendenze positive (anticipi, minori costi, minor impegno di personale ecc.).
In queste situazioni fortunate la prima cosa da fare è valutare come destinare le risorse riparmiate a quelle attività che possono presentare problemi.
Piuttosto che liberare risorse, è sempre meglio utilizzarle per favorire il buon esito del progetto.