In un determinato progetto ci possono essere centinaia di attività e moltissime dipendenze. In alcuni casi questo fatto può rendere quasi impossibile individuare i compiti più importanti; quelli che, se ritardano oppure stentano a partire, produrranno un impatto significativo sull’intero progetto e su cui occorre quindi concentrare l’attenzione per garantire il buon esito del progetto.
In quest’ottica, il metodo del percorso critico o CPM (Critical Path Method) costituisce una tecnica di pianificazione creata nel 1950 che permette di identificare il sottoinsieme delle attività di progetto che risultano critiche ai fini del rispetto delle tempistiche.
Inizialmente il metodo veniva applicato lavorando con carta e penna con il rischio di una notevole propagazione di errori.
In seguito, con l’utilizzo diffuso del computer, è diventato parte integrante della logica di funzionamento dei principali software di project management.
Il Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definisce il percorso critico come “la sequenza delle attività presenti nel reticolo logico di un progetto che determina la durata del progetto”.
E’ la sequenza più lunga di attività rappresentate nel reticolo logico che deve essere completata in tempo in modo da rispettare i termini concordati.
Se c’è un ritardo in qualunque attività presente in tale sequenza, allora quel ritardo diverrà il ritardo del progetto.
Anche se molti progetti hanno un solo critical path, alcuni progetti possono averne più di uno. Inoltre esso può cambiare durante il ciclo di vita di un progetto a fronte di ripianificazioni e varianti di progetto.
Vantaggi del metodo del percorso critico
Tale strumento è molto importante per ogni project manager. Associato all’utilizzo del diagramma di gantt fornisce una rappresentazione visiva delle attività del progetto che mostra chiaramente il tempo necessario per completare le attività, e tiene traccia delle attività in modo da non rimanere indietro.
L’individuazione del percorso critico riduce anche l’incertezza perché attraverso questa tecnica si arriva a definire il tempo più breve e quello più lungo per completare ogni attività. Questo costringe a considerare fattori imprevisti che possono incidere sulle varie attività e riduce la probabilità che una sorpresa inaspettata si verifichi durante il progetto.
Pertanto, i vantaggi del CPM sono:
- Identifica i compiti più importanti. La tecnica porta a definire chiaramente le attività che dovranno essere gestite con maggiore attenzione. Se una delle attività sul percorso critico prende più tempo della durata stimata o inizia più tardi del previsto, o finisce più tardi del previsto, andrà ad impattare sull’intero progetto.
- Consente una comprensione immediata dei rischi legati alle tempistiche. Ciò emerge dalla visualizzazione del critical path all’interno del gantt e delle interrelazioni tra le attività critiche e tutte le altre.
- Aiuta a ridurre i tempi. Se, dopo l’analisi iniziale, ci sono margini per ridurre la durata complessiva del progetto, allora possono essere introdotte modifiche al gantt iniziale in modo da riflettere questa ottimizzazione.
- Riduce l’impegno di project management. Una volta individuato il percorso critico, anche la stessa attività di project management si giova del fatto che, concentrandosi sulle attività critiche, può gestire con un più basso livello di priorità quelle non critiche.
- Consente di confrontare il pianificato con l’attuale. Il critical path definito in fase di pianificazione farà parte della baseline dei tempi di progetto ed in base ad essa potranno essere valutati gli scostamenti in corso d’opera e le contromisure da adottare.
Le fasi di applicazione del Critical Path Method
Per poter applicare il metodo del percorso critico è necessario procedere per passaggi successivi:
- Occorre prima di tutto definire la WBS del progetto;
- In base all’esame di ciascun work package presente nella WBS devono essere individuate le attività di progetto;
- A questo punto occorrerà applicare alcune tecniche di stima per valutare la durata di ciascuna attività.
- Successivamente occorre definire le dipendenze tra le attività e l’insieme delle dipendenze definirà il reticolo logico;
- A questo punto si evidenzieranno alcuni percorsi all’interno del reticolo che portano dall’inizio alla fine del progetto. Se i percorsi sono pochi sarà facile individuare il percorso critico (quello di durata più lunga) altrimenti occorrerà fare alcuni calcoli con il metodo che verrà descritto nel seguito.
Calcolo del CPM
Questa tecnica è particolarmente importante soprattutto per chi vuole ottenere la certificazione PMP.
Altrimenti la logica descritta è “cablata” all’interno di tutti i software di project management di cui si raccomanda l’utilizzo per evitare errori da parte dei meno esperti.
Il calcolo del percorso critico avviene in due passaggi:
- Il primo è relativo ad una modalità in cui tutte le attività vengono schedulate “al più presto” come intuitivamente si è soliti fare facendo partire l’attività “successore” non appena è completata l’attività “predecessore” e quindi comprimendo il gantt verso la sua sinistra. Obiettivo della pianificazione “al più presto” sarà la definizione della data di avvio al più presto (ES) e della data di fine al più presto (EF).
- Il secondo prevede invece una schedulazione “al più tardi” e quindi ogni attività è pianificata in modo che possa partire al più tardi possibile. Può sembrare un approccio un pò strano o controintuitivo, ma, se ci si pensa bene, può esserci più di un motivo per far partire un’attività il più tardi possibile. In questo modo si sostengono più tardi i costi di quella attività, oppure si hanno maggiori informazioni necessarie per svolgerla, oppure è più probabile avere accesso alle risorse che dovranno occuparsene. In questo modo il gantt verrà compresso verso destra. Obiettivo della pianificazione “al più tardi” sarà la definizione della data di avvio al più tardi (LS) e della data di fine al più tardi (LF).
Nell’ipotesi che il progetto inizi il giorno 1, per avviare la pianificazione al più presto si partirà definendo la data di avvio di ogni attività (ES) mentre quella di fine attività (EF) sarà data dalla formula EF = ES + durata dell’attività – 1.
In funzione delle dipendenze tra le varie attività, nella pianificazione al più presto sarà possibile calcolare le due date per ogni attività che compone il reticolo.
Si arriverà in questo modo a completare lo stesso calcolo fino all’ultima attività presente nel reticolo logico.
A questo punto si potrà procedere alla pianificazione al più tardi partendo dall’ultima attività e procedendo a ritroso.
Nel caso dell’ultima attività i valori LS e LF saranno uguali rispettivamente a ES e LS.
In funzione delle dipendenze tra le attività nel reticolo si potranno calcolare i valori di LS e LF per tutte le attività tenendo presente la formula per cui LS = LF – durata dell’attività + 1.
Nella figura sottostante è rappresentato un esempio di calcolo con il metodo del percorso critico in cui sono qualificati per ogni attività tutti i quattro valori (ES, LS, LS, LF) .
A questo punto si può calcolare il float o slack o margine di scorrimento di ogni attività con la formula: Margine di scorrimento = LF-EF oppure (portano a valori uguali) Margine di scorrimento = LS-ES.
Il margine di scorrimento (SL) indica di quanto una attività può essere ritardata senza influire sulla durata del progetto.
In tal senso le attività che hanno Margine di scorrimento= 0 sono quelle critiche e compongono il percorso critico.