Misurare i progressi di un progetto

Misurare i progressi di un progetto in modo accurato è sempre una sfida. Ci sono molti fattori da precisare: il tipo di misura da effettuare, la precisione dei dati, la frequenza di misurazione e il sistema di raccolta dei dati.

I pacchetti software di project management non sempre sono di aiuto: consentono di utilizzare più metriche per calcolare la percentuale di completamento, ma come decidiamo quale funziona meglio e in quali condizioni?

Una modalità non adeguata per misurare i progressi di un progetto non consentirà di individuare i segni premonitori di guai in vista impedendo di intervenire tempestivamente.

E’ bene ricordare che un project manager deve riuscire ad intervenire prima che i problemi si presentino e non arrivare quando è ormai tardi trovandosi a dover consuntivare gli effetti di ciò che è accaduto.

Questo ruolo proattivo del responsabile di progetto non è spesso ben compreso e si tende a vedere il project manager quasi come un “pompiere” che deve andare in giro a spegnere gli incendi che ormai si sono sviluppati per inefficienze nella conduzione del progetto.

Occorre quindi creare un insieme di metodi per misurare i progressi di un progetto che aiuti a individuare per tempo le situazioni problematiche e le necessarie contromisure:

Unità finite. L’avanzamento di lavorazioni che implicano la realizzazione o installazione di determinati manufatti può essere misurato contando il numero effettivo di unità completate. Un semplice esempio potrebbe essere l’installazione di impianti di illuminazione standard. Ogni apparecchio installato richiede all’incirca la stessa quantità di tempo; se avessimo 100 apparecchi da installare allora potremmo semplicemente contare le unità installate. Questa misurazione non implica quindi una valutazione soggettiva ma è un dato di fatto.
Milestones incrementali. Il lavoro viene suddiviso in una serie di tappe fondamentali ognuna delle quali rappresenta una percentuale del lavoro complessivo. Quando un passaggio è completato, la relativa percentuale viene assunta come indicatore di avanzamento. Naturalmente questa modalità per misurare i progressi di un progetto è basata su stime ed è quindi soggetta ad una valutazione soggettiva per quanto effettuata da persone competenti o consulenti.
Percentuale effettiva di completamento. Su attività che hanno una durata significativa e che si prestano ad una misurazione oggettiva del livello di completamento può essere adottata questa modalità. Ad esempio, se si deve realizzare una parete alta tre metri e lunga dieci metri, e si verifica ad un determinato momento che sono stati realizzati due metri di muro alto tre metri, può essere attribuita una percentuale di completamento del 20%.
Inizio e Fine attività. Le attività che compongono il gantt di un progetto sono caratterizzate da una determinata durata e da una data di inizio e di fine. Per le attività di breve o brevissima durata può essere difficile calcolare puntualmente una percentuale di completamento. In questo caso può invece essere utile attribuire arbitrariamente una percentuale di completamento in base ad alcune regole: 50% ad attività avviata ed il rimanente 50% solo alla fine del lavoro oppure 20% all’avvio ed il rimanente alla fine oppure addirittura 0% all’inizio e 100% alla fine. Ovviamente l’applicazione di queste regole ha implicazioni diverse e determina un diverso livello di “pressione” sulle risorse chiamate a svolgere il lavoro.
Unità ponderate o equivalenti. Questa modalità per misurare i progressi di un progetto si applica nei casi in cui occorre valutare attività secondarie necessarie per il completamento di alcuni task principali. Un lavoro complesso che presenta un elevato numero di task e sub-task richiede uno sforzo aggiuntivo misurando il lavoro svolto per ciascun sub-task come percentuale pesata del task primario e poi come percentuale equivalente del progetto complessivo.
Cost ratio. Quando si ha a disposizione solo il budget allocato su una determinata attività e di volta in volta a stato di avanzamento viene calcolato il costo del lavoro speso alla data, può essere utilizzato il rapporto tra questi due valori come indicatore dei progressi. Ad esempio, nei progetti di ricerca e sviluppo è molto difficile stimare in fase di pianificazione quanto tempo ci vorrà per completare uno stadio della ricerca, mentre invece è possibile attribuire un budget che andrà a finanziare quell’attività. Al tempo stesso è possibile di volta in volta misurare il tempo dedicato dal personale coinvolto nell’attività.