Strumenti di project management

L’insieme di processi e di conoscenze necessari per gestire un progetto comprende numerosi ausili per aiutare un responsabile di progetto nello svolgimento del proprio lavoro.

Gli strumenti di project management sono da un lato un insieme di modelli concettuali e di tecniche che consentono di razionalizzare e gestire un progetto e dall’altro una serie di soluzioni software in grado di automatizzare alcune attività minimizzando il rischio di errori.

Inoltre il software integra i modelli e le tecniche di gestione progetti per cui costituisce un ambiente  ideale per supportare il lavoro di un responsabile di progetto.

L’insieme di tecnologia, metodi e documenti da produrre costituisce la base per amministrare un progetto.

Pertanto, per poter sfruttare al meglio gli strumenti di project management disponibili è necessario che il capo progetto abbia una buona conoscenza di una metodologia in modo da poter meglio contestualizzare l’utilizzo di questi tools nell’ambito del lavoro da svolgere.

D’altra parte l’utilizzo del software senza una conoscenza approfondita di metodologia e tecniche porta inevitabilmente a risultati scadenti.

E’ quindi opportuno che tale conoscenza venga acquisita attraverso opportuni programmi di formazione di base.

Tecniche e modelli concettuali di supporto

Vengono nel seguito elencati i principali strumenti di project management basati su tecniche e modelli:

• La work breakdown structure
• La matrice di assegnazione di responsabilità
• La matrice di tracciabilità dei requisiti
• Il reticolo di progetto
• Il diagramma di gantt ed il pert
• Il framework per gestire l’earned value
• Il registro degli stakeholder
• Il registro dei rischi
• Il registro delle issue
• I workflow

Tools di project management

Tra gli strumenti di project management il software assume un ruolo centrale se si vuole semplificare e velocizzare l’utilizzo dei modelli e delle tecniche presentati in precedenza.

Inoltre questi tools integrano ambienti di collaborazione che possono essere messi a disposizione dei team di progetto per facilitarne il lavoro e le attività di reporting.

Esistono diverse tipologie di software che si differenziano in funzione delle diverse modalità di utilizzo compresi applicazioni open source di libero utilizzo in grado di assolvere a tutte le funzionalità di base.

Esistono poi piattaforme web che integrano le funzionalità di base con ambienti di collaborazione fruibili a distanza e senza la necessità di una propria infrastruttura.

A questi si aggiungono sistemi di gestione del portafoglio progetti per consentire una gestione strategica dei progetti.

Infine, per facilitare le fasi di pianificazione di un progetto e di raccolta dei requisiti, possono essere impiegati specifici tools per il mindmapping.