Il registro dei problemi di progetto (issue log), in analogia al registro dei rischi, ha la finalità di tracciare tutte le problematiche che emergono durante tutto il ciclo di vita di un progetto. Costituisce quindi uno strumento importante per l’accountability e la responsabilizzazione del team di progetto. Viene pertanto utilizzato all’interno delle attività di issue management e del processo di problem solving ad esse collegato.
Ad esempio, il registro dei problemi facilita la rendicontazione delle azioni intraprese a fronte di criticità, fornisce la base per passaggi di consegne a fronte di un cambio in corso d’opera di project manager ed infine è anche la fonte cui attingere per documentare le lesson learned come previsto in fase di chiusura del progetto.
Il registro costituisce una sorta di “diario di bordo” che comunica al team di progetto ed agli stakeholders la natura dei problemi da gestire, le soluzioni adottate e le responsabilità nella loro implementazione.
Pertanto occorre rivedere periodicamente il registro per garantire che tutti i problemi vengano superati e risolti.
La struttura del registro dei problemi è in forma di tabella dove le righe si riferiscono a ciascuna problematica individuata e le colonne si riferiscono alle informazioni chiave costituite da:
- Codice e descrizione del problema
- Nome di chi individua il problema
- Persone coinvolte nel problema
- Tipologia del problema evidenziato (es tecnico, organizzativo, finanziario ecc.)
- Priorità del problema (es alta, media, bassa)
- Severità del problema (es alta, media, bassa)
- Data di individuazione del problema
- Data di assegnazione del problema alle risorse incaricate di analizzarlo
- Deadline (data entro la quale il problema deve essere risolto)
- Data di risoluzione del problema
- Stato (Es. censito, assegnato, analizzato, risolto)
- Azioni intraprese prima della risoluzione del problema
- Descrizione della soluzione finale
- Note (informazioni aggiuntive che possono qualificare il problema affrontato o le modalità di gestione adottate)
Il tracciamento dei problemi deve portare ad una revisione periodica del registro dei problemi che potrà essere fatta a stato di avanzamento lavori oppure all’interno di specifici incontri di issue management anch’essi svolti periodicamente (ad esempio su base settimanale).
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