Forniamo consulenza ai clienti nella definizione e svolgimento di corsi di project management di base e specialistici.
In relazione alla gestione dei vincoli e delle risorse di progetto, è infatti necessario che i Project Manager approfondiscano le aree di conoscenza funzionali all’amministrazione del progetto nei suoi aspetti gestionali, organizzativi e di delivery.
Se da un lato è vero che il Project Manager è supportato dal team di progetto per quanto riguarda le conoscenze dello specifico settore in cui il progetto opera, e altresì evidente che una conoscenza diretta del settore di appartenenza da parte del Project Manager ne favorisce la comprensione del lavoro da svolgere e di conseguenza ne potenzia le capacità di governo. Ogni settore ha infatti le sue normative ed i suoi standard.
In particolare le aree di formazione di base e specialistica da sviluppare sono:
- Conoscenze, standards e normative di settore.
- Comprensione del contesto in cui il progetto opera
- Competenze manageriali
- Competenze di comportamento organizzativo
Conoscenze, standards e normative di settore
Per standards si intendono le linee guida sugli approcci migliori da applicare al lavoro da svolgere.
Per normative si intendono invece insiemi di regole che obbligatoriamente devono essere applicate nell’ambito del lavoro da svolgere. Naturalmente ogni Project Manager è tenuto ad applicare ogni normativa o legge che si riferisce al settore industriale e all’organizzazione di appartenenza nonchè al progetto da sviluppare.
Ogni settore ha le sue normative ed i suoi standard e conoscerne gli impatti su un progetto prima di iniziare il lavoro riduce le possibilità di incontrare ostacoli e migliora l’analisi dei rischi connessi.
La maggior parte dei progetti richiedono competenze specifiche in certi settori di applicazione. I campi di applicazione possono essere definiti da:
- Settore industriale (farmaceutico, finanziario, ecc)
- Dipartimento (contabilità, marketing, legale, etc)
- Tecnico (sviluppo software, ingegneria, ecc)
- Gestionale (approvvigionamento, ricerca e sviluppo, ecc )
Queste aree implicano di solito l’applicazione di discipline, conoscenze, regolamenti ed esigenze specifiche per il progetto, il cliente, o il settore industriale.
E’ quindi fondamentale essere aggiornati sul proprio settore industriale di appartenenza in modo da poter applicare le conoscenze in modo efficace. Questo è il compito della formazione di base e specialistica.
Ad esempio, lavorare con il settore pubblico richiede più regole per l’aggiudicazione degli appalti di quanto non accada per progetti che ricadono in altri settori. L’industria farmaceutica è invece interessata al rispetto delle normative nazionali ed internazionali fissate dagli organismi di controllo sui prodotti farmacologici.
Disporre di una buona esperienza nel campo di applicazione su cui si deve operare fornisce un indubbio vantaggio quando si devono assumere responsabilità di project management.
Comprensione del contesto e formazione di base
Esistono molti fattori che caratterizzano il contesto in cui un progetto è chiamato ad operare e che necessitano di essere ben compresi.
In particolare è importante sapersi integrare rispetto a prassi, abitudini, comportamenti, politiche che possono variare da organizzazione ad organizzazione, da settore a settore, da paese a paese.
I principali fattori da considerare sono:
- Culturali
- Sociali
- Internazionali
- Politici
- Fisici
Viceversa i fattori legati alle differenze culturali nei progetti internazionali sono i più difficili da comprendere. Il doversi relazionare con clienti e membri del team di progetto di altri paesi può comportare delle criticità per un progetto.
Ad esempio negli Stati Uniti c’è l’abitudine a costruire relazioni informali ed a chiamare con il nome di battesimo anche persone appena conosciute. In Europa si è più formali e viene usato il cognome in particolare nei luoghi di lavoro anche tra persone che si conoscono bene. In Giappone si tende a comunicare in modo non diretto e si preferisce ritenersi parte di un gruppo e non anteporre valori individuali pur valorizzando il lavoro ed il successo.
Anche i criteri di fornitura di un prodotto e servizio possono variare da paese a paese. Compito della formazione di base e specialistica è la contestualizzazione della disciplina del project management nel proprio ambito di riferimento.
I primi progetti di realizzazione di infrastrutture di telecomunicazioni svolti in Asia da aziende occidentali hanno avuto qualche difficoltà quando ad esempio si è verificato che la messa in stato di attesa delle chiamate ad un centralino era considerata in quelle realtà una forma di maleducazione ed occorreva quindi ripensare la logica del servizio non replicandola da quanto applicabile in un contesto occidentale.
L’aspetto paradossale delle differenze culturali è che si manifestano proprio su questioni semplici, quelle che si tende a dare per scontate quando non viene coinvolto il cliente nelle decisioni chiave.
Ad esempio la struttura di un sito web per un’azienda che opera a livello internazionale dovrebbe prevedere per i paesi occidentali di inserire le informazioni più importanti a sinistra mentre lo stesso sito dovrebbe focalizzare l’attenzione sulla parte destra nella versione per il mercato medio-orientale, data la differente modalità di scansione nella lettura per il mondo arabo.
Gli stessi colori hanno in paesi diversi connotazioni e significati psicologicamente diversi.
I Project Manager che operano in contesti multiculturali dovrebbero quindi tener conto di queste differenze e comunque manifestare un’elevata tolleranza rispetto ai fattori interculturali. I programmi di formazione di base devono pertanto fornire le linee guida per affrontare questo tipo di problematiche.
Tale sensibilità può essere molto utile a valutare serenamente gli impatti sul progetto delle differenze culturali dei vari stakeholders di progetto.
Competenze manageriali
Ogni Project Manager dovrebbe sviluppare due aree diverse di competenze manageriali:
- Competenze metodologiche sui processi di project management. In questo ambito vengono approfondite le aree di conoscenza ed i processi di project management previsti dallo standard metodologico PMBOK® del Project Management Institute.
- Competenze di general management articolate secondo i programmi della nostra scuola di formazione manageriale. La gestione di un progetto presenta infatti aspetti simili alla gestione d’impresa ed a volte un progetto può avere un impatto significativo sul conto economico e sulle capacità competitive di un’azienda. Le capacità di gestire il tempo e lo stress, i rischi, le risorse umane, i processi finanziari e logistici, sono quindi necessarie in ogni progetto.
Comportamento organizzativo
Ultimo ma non meno importante è l’insieme delle capacità di gestire i rapporti interpersonali, i conflitti e i problemi che si presentano durante il ciclo di vita di un progetto.
In questo ambito la formazione di base dovrebbe almeno riguardare:
- Capacità di comunicare: un Project Manager spende almeno il 90% del suo tempo in attività di comunicazione. Quindi deve essere un bravo comunicatore e promuovere uno scambio chiaro, franco ed inequivocabile di informazioni attraverso sofisticate tecniche di presentazione. In qualità di responsabile di progetto ha infatti la responsabilità della comunicazione dal progetto verso gli stakeholders. In particolare è essenziale che il team di progetto sia a conoscenza di ciò che ci si aspetta: cosa fare, quando farlo, come sarà valutato il lavoro e la performance di ciascuno. Altrimenti a fronte di ambiguità si potrebbero produrre ritardi e stop inattesi.
Al tempo stesso è importante la comunicazione con il cliente per comprendere i requisiti di progetto e coinvolgere il personale del cliente nelle attività di test.
Tutti i progetti richiedono piani di comunicazione ma non tutti i progetti avranno lo stesso tipo di comunicazione o gli stessi metodi per la distribuzione delle informazioni.
Il Piano di Comunicazione documenta appunto come verranno soddisfatte le esigenze di comunicazione dei vari stakeholders comprendendo la definizione delle diverse tipologie di informazioni che saranno comunicate, chi le dovrò comunicare, chi le riceverà, i metodi e gli strumenti utilizzati per comunicare, i tempi e la frequenza, il metodo di valutazione dell’avanzamento lavori, il processo di escalation, e un glossario di termini comunemente utilizzati nel progetto.
- Capacità di influenzare: l’essenza del project management consiste nel “fare in modo che le cose vengano fatte”. Ogni organizzazione è diversa dalle altre nelle sue politiche, modalità operative e cultura sottostante. Ognuna vede al suo interno alleanze, differenti motivazioni, differenti obiettivi di settore, conflitti di interesse e lotte di potere. Sapersi muovere in questo contesto cogliendo anche i segnali deboli, costruendo alleanze, vincendo resistenze e coinvolgendo chi può fornire un utile supporto al progetto costituisce una componente fondamentale del bagaglio professionale di un Project Manager.
- Leadership: si tratta della capacità di guidare e supportare le persone nel raggiungimento degli obiettivi. Implica una buona vision di dove andare, cosa fare e come farlo. Il Project Manager deve quindi saper gestire il tempo, lavorare in team, gestire i collaboratori e coinvolgere il team di progetto nell’individuare soluzioni che consentano di superare i problemi e deve essere percepito quindi come un supporto autorevole soprattutto sugli aspetti di metodo. Si tratta quindi di un’attitudine che la formazione di base deve rinforzare.
- Motivazione: la motivazione e l’empowerment aiutano le persone a lavorare in modo più efficiente ed a raggiungere risultati migliori. Costituisce un processo che il Project manager deve costantemente alimentare per aiutare il team di progetto a svolgere con passione ed attenzione il lavoro. Questo significa che deve essere pronto a valorizzare gli esempi migliori e fornire ricompense anche semplicemente simboliche e riconoscimenti a fronte di un lavoro ben svolto. E’ importante gestire in questo ambito anche le differenze culturali e le caratteristiche personali. Ciò che è motivante per una persona e per una cultura non è detto che lo sia per altre persone e culture.
- Negoziazione: ogni Project Manager è coinvolto nella negoziazione di tempi, costi, risorse con gli stakeholders di progetto ed in particolare con il management dell’organizzazione, con i clienti, con i fornitori. Ciò significa non solo la capacità di far valere i propri punti di forza ma soprattutto quella di muoversi con equilibrio mediando possibili conflitti e ricercando il consenso attraverso soluzioni condivise.
- Problem solving: ciò significa la capacità di riconoscere l’essenza dei problemi ed impostare un percorso per portarli a soluzione. L’acquisizione di una metodologia di problem solving e decision making aiuta ad articolare il processo decisionale partendo da una fase di definizione del problema in cui si analizzano i sintomi e le cause di un problema, passando successivamente alle modalità per ridurre sintomi e cause arrivando quindi a configurare possibili soluzioni tra cui scegliere quella che sconta il maggior consenso e probabilità di successo.