Il Workflow Management definisce l’organizzazione con cui all’interno di un progetto debbono essere gestiti i processi decisionali a fronte di specifiche situazioni:
- gestione delle issues;
- gestione delle modifiche;
- approvazione di documenti di progetto;
- approvazione di deliverable e milestone di progetto.
Buona parte del lavoro di un Project Manager consiste nel prendere decisioni e nel supportare il processo decisionale degli altri stakeholders di progetto. Alcune di queste decisioni hanno carattere ricorrente ed il processo decisionale con cui vengono prese può essere strutturato.
A tal fine, è importante definire:
- l’oggetto delle decisioni da prendere;
- i ruoli coinvolti nel processo decisionale;
- le autorizzazioni necessarie;
- il percorso necessario a verificare le varie opzioni.
Ciò consente di aumentare il livello di controllo e trasparenza su alcuni processi di lavoro rilevanti per il buon esito di un progetto.
Può quindi essere utile dotarsi di uno strumento software tra i tanti disponibili per la gestione dei flussi di lavoro oppure utilizzare le funzionalità di workflow management presenti all’interno dei software di project management.
E’ importante che tali strumenti siano adattabili alle esigenze di gestione di un progetto ed alle caratteristiche peculiari dell’intera organizzazione come dei singoli processi che si vogliono ottimizzare.
L’organizzazione dei flussi di lavoro proposta dagli strumenti di workflow management non rappresenta un metodo imposto.
Si tratta infatti di una struttura che viene prima analizzata in modo scrupoloso, poi disegnata e infine implementata rispettando i legami professionali tra le funzioni ed i ruoli organizzativi esistenti e sulla base delle specificità proprie di ciascuna realtà organizzativa.
Buona parte del lavoro opera su collegamenti, linee di riporto e relazioni già esistenti tra le persone. Il workflow li evidenzia supportandoli ed eventualmente migliorandoli.
Il sistema di workflow management regolamenta le procedure ed i passaggi normalmente utilizzati per svolgere tali attività, rendendo più semplice anche la gestione di eventuali inconvenienti e di eventi che possono discostarsi dal percorso abituale.
In questo modo tutte le persone coinvolte nel processo operativo e decisionale sanno cosa devono fare seguendo un percorso di comunicazione guidato attraverso notifiche sui rispettivi incarichi e varianti di percorso basate sulle scelte ed opzioni previste.
E’ il team di progetto a definire ed impostare i criteri per configurare il sistema in termini di:
- quali utenti partecipano ad una determinata attività;
- quali e quanti saranno gli snodi e le opzioni previste per il percorso attuativo e decisionale;
- quali saranno i diversi livelli di priorità per ciascuna attività prevista;
- quali i livelli di autorizzazione ed escalation previsti.
Una volta configurato, il sistema di workflow management opererà come una guida a supporto degli utilizzatori.
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