Compito del Project Portfolio Management (PPM) è recuperare e gestire in modo centralizzato le informazioni necessarie per supportare il demand management, l’allocazione degli investimenti e la gestione operativa.
Infatti qualunque organizzazione voglia gestire in modo intelligente il suo portafoglio progetti basa le sue decisioni su informazioni dettagliate.
Tuttavia molte organizzazioni non riescono a decidere come distribuire efficacemente i propri investimenti perché le informazioni necessarie non sono immediatamente disponibili e risultano disperse nei vari settori organizzativi.
Il PPM costituisce inoltre una componente fondamentale di un’architettura di Enterprise Project Management.
I principali vantaggi del Project Portfolio Management sono:
- allineamento dei piani operativi con gli obiettivi strategici;
- miglioramento nella allocazione delle risorse (persone, mezzi, materiali);
- gestione finanziaria per adattare budget e risorse ai cambiamenti di business;
- gestione top-down e bottom-up dei costi;
- maggiori controlli nelle varie fasi di avanzamento;
- reporting e supporto direzionale in tempo reale.
Il PPM è quindi finalizzato ad individuare le iniziative più significative dal punto di vista del business e del rapporto tra costi e benefici ed a verificarne la sostenibilità in fase di realizzazione.
Inoltre consente di allocare in modo ottimizzato le risorse che devono essere condivise, mantenendo una visione complessiva del loro utilizzo sulle attività in cui sono coinvolte.
Obiettivi del Project Portfolio Management
- Allineamento – Sinergie tra progetti, programmi e strategia di business.
- Focalizzazione degli investimenti – Allocare gli investimenti sulle iniziative prioritarie.
- Governance – Processi strutturati su cui basare le decisioni di investimento.
- Controllo dei costi – Comprendere le principali determinanti di costo e i criteri di contenimento.
- Efficienza – Utilizzo ottimale delle risorse condivise.
Il portafoglio deve inoltre essere gestito dinamicamente in quanto i progetti che in un certo momento risultano allineati strategicamente potrebbero non esserlo più in momenti successivi.
L’applicazione del Project Portfolio Management modifica inevitabilmente la cultura di business perché fornisce risposte ad alcuni quesiti fondamentali:
- le iniziative da avviare garantiscono adeguati ritorni per l’azienda ed in quale misura?
- gli investimenti sono focalizzati sulle iniziative e sulle attività a più alto valore?
- la capacità interna è stata ottimizzata?
- il processo di delivery è ben gestito?
- si è in grado di attuare tutte le modifiche richieste ai processi e agli asset organizzativi?
Lo strumento principale per verificare l’allineamento strategico di un progetto e valutarne il valore prodotto è il Business Case.
L’ottimizzazione della capacità riguarda l’accesso alle risorse chiave ed il loro corretto impiego, con particolare riferimento alla disponibilità di:
- personale con il giusto mix di esperienza e competenze;
- tecnologia per lo svolgimento di ogni singolo progetto e per gestire l’intero sistema PPM;
- infrastrutture e logistica.
Strategie di realizzazione del PPM
Per implementare il Project Portfolio Management è necessario definire le politiche di governance del portafoglio (organizzazione, ruoli, responsabilità e processi da attivare).
Infine occorre che:
- la valutazione di ogni progetto mediante l’analisi costi benefici tenga conto delle esigenze del business;
- la valutazione includa il Business Case con tutte le attività e i costi per verificarne la sostenibilità;
- vengano individuate le attività generatrici di valore ed eliminato il resto;
- l’allocazione dei fondi venga attuata in modo incrementale legandola alle previsioni e stime durante l’avanzamento dei lavori;
- la capacità di raggiungere obiettivi e benefici venga inclusa nella valutazione della performance dei manager e dei team di progetto;
- la valutazione venga ancorata a dati oggettivi e indicatori misurabili;
- i membri dei team vengano coinvolti nella ricerca di nuove opportunità di estensione o integrazione delle iniziative in corso;
- il sistema di gestione del portafoglio progetti venga integrato con il sistema ERP aziendale.
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