Brainstorming e Mind Mapping software nei progetti

Esiste ormai un’ampia gamma di strumenti software di mindmapping per la gestione dei brainstorming e la generazione e cattura di idee sotto forma di mappe mentali.

Questi software possono integrare o sostituire i tradizionali software per prendere appunti, archiviare note, strutturare idee.

Nella gestione dei brainstorming di un progetto è necessario prendere nota di quanto viene proposto o suggerito dal team di progetto rendendolo immediatamente visibile così come le connessioni tra i vari suggerimenti, identificando i legami logici e le relazioni a cascata tra un argomento e l’altro.

Naturalmente la raccolta delle informazioni e dei pareri può anche essere semplicemente supportata da strumenti per la scrittura di testo come Word o Notepad.

In questi strumenti risulta però meno agevole gestire la fase successiva di selezione delle idee e di creazione dei collegamenti tra idee soprattutto quando le relazioni non sono gerarchizzate ma circolari.

Nei software di mindmapping la raccolta iniziale delle informazioni in un brainstorming può essere velocemente gestita utilizzando solo la tastiera come nei software per la creazione di testo, ma poi le fasi di categorizzazione degli argomenti, di costruzione delle relazioni tra argomenti e di presentazione al team dei risultati ottenuti trovano negli strumenti di mindmapping un utilizzo pieno e veloce.

Questo consente di gestire velocemente i brainstorming concentrandosi inizialmente solo sulla generazione e raccolta di idee per poi, con più calma, passare alla strutturazione del tutto.

E’ comunque importante che chi gestisce il brainstorming conosca l’insieme della fasi da svolgere e delle modalità operative.

Finalità del brainstorming

Il brainstorming è una tecnica creativa finalizzata a far emergere nuove idee in un clima in cui ogni partecipante senta di poter esprimere il proprio pensiero senza pregiudizi o il timore di essere oggetto di critiche preventive.

Può essere utilizzato, ad esempio, nella valutazione dei rischi di progetto, nella gestione delle issue e dei problemi che costellano il ciclo di vita di un progetto o di un prodotto.

Inoltre può risultare particolarmente utile per coinvolgere il team di progetto al fine di:

• strutturare in fase di avvio le fasi e le milestones del progetto;
• individuare ed organizzare i ruoli e le responsabilità associati al progetto;
• identificare gli esperti e le competenze all’interno del team di progetto nonché le necessità di formazione;
• stendere una prima lista dei task relativi al progetto ed una stima preliminare dei tempi e costi associati;

Il brainstorming prevede un momento divergente, in cui si producono idee a ruota libera, seguito da un successivo momento convergente in cui le idee vengono censite evitando duplicazioni, categorizzate e valutate arrivando a selezionare quelle più interessanti. Una sorta di doppio imbuto in cui prima è importante produrre più idee possibili e poi passarle al setaccio.

Fasi del brainstorming

E’ bene che venga preliminarmente fissato un tempo complessivo per la durata del brainstorming (timeboxing) in modo da delimitare le varie fasi. I software di mindmapping contengono al loro interno un timer per poter assegnare e controllare il tempo relativo a ciascuna fase ed a ciascun intervento dei partecipanti.

Le fasi in cui si sviluppa il brainstorming sono le seguenti:

1. Costituzione del gruppo di lavoro: per poter lavorare e raccogliere sufficienti informazioni e pareri, il gruppo dovrà essere composto preferibilmente da non meno di 5 persone , compreso il conduttore, fino ad un massimo di 10-15 persone per non risultare dispersivo. Le persone devono essere esperte del problema o tema da sviluppare pur con ruoli e punti di vista diversi in modo da individuare più opzioni e generare idee creative e innovative.
2. Presentazione degli obiettivi del brainstorming: il conduttore utilizzerà i minuti introduttivi della riunione di brainstorming per illustrare ai partecipanti l’argomento di discussione (rappresentandolo in modo sintetico e visibile a tutti, ad esempio utilizzando un pc con software di mindmapping collegato ad uno schermo ampio o ad un videoproiettore), chiarendo le regole e la metodologia con cui verrà gestito il brainstorming evidenziando l’importanza della libera espressione e partecipazione di tutti i presenti.
3. Generazione delle idee individuali: sarebbe opportuno che ciascun partecipante giungesse al brainstorming dopo essere stato precedentemente informato dell’oggetto dell’analisi in modo da arrivare preparato. Dopo ulteriori 3-5 minuti di riflessione sulle note iniziali esposte dal conduttore in fase di avvio, annota su un foglio le proprie idee.
4. Raccolta e registrazione delle idee: un primo partecipante viene invitato ad esprimere la prima idea della sua lista ed il conduttore la registra in modo visibile a tutti utilizzando il software di mindmapping. Si procede poi ad un “giro di tavolo” in modo che ogni partecipante esprima le sue idee. Durante la raccolta e mentre un partecipante esprime il suo punto di vista è fatto divieto agli altri partecipanti di interrompere con valutazioni personali. Solo il conduttore può chiedere ulteriori precisazioni o chiarimenti ma solo al fine di un miglior censimento. La raccolta e la trascrizione delle idee prosegue fino ad esaurimento delle idee prodotte dai partecipanti. Il risultato di questa fase è un elenco di idee, probabilmente disordinato e che contiene magari alcune ripetizioni o sovrapposizioni di idee.
5. Organizzazione e categorizzazione delle idee: l’elenco creato in precedenza viene riscritto, classificando le idee in gruppi per analogie ed eliminando le eventuali ripetizioni.
6. Valutazione e pesatura delle idee: è importante che il conduttore chiarisca i criteri con cui associare un peso ed una priorità alle varie idee. Per esempio nell’analisi dei rischi di un progetto occorre assegnare a ciascun rischio una probabilità di accadimento ed un peso proporzionale all’impatto di ciascun rischio. Successivamente si discutono e commentano gli elementi emersi, allo scopo di giungere ad un elenco pesato e prioritizzato delle idee più interessanti.

Regole e clima complessivo del brainstorming

Le regole per condurre con profitto un brainstorming sono poche e semplici, ma molto importanti per la validità dei risultati ottenuti:

• Durante la raccolta delle idee è importante evitare ogni tipo di critica o valutazione. Ciò inibirebbe la disponibilità delle persone e la loro libera produzione di idee. Occorre confidare nel processo di pesatura e valutazione successivo per quanto riguarda la “scrematura” degli elementi emersi nel brainstorming.
• Occorre generare più idee possibili, anche apparentemente strane. Ciò aumenterà le probabilità di risolvere il problema in questione e di creare associazioni e collegamenti logici tra un’idea e l’altra.
• E’ importante che gli obiettivi del brainstorming siano precisati con chiarezza. Questo aiuterà i partecipanti a focalizzare i loro ragionamenti e ad essere più produttivi. Qualora esistessero più temi o aspetti dello stesso obiettivo da voler trattare, è necessario organizzare una sessione per ogni argomento specifico;
• Utilizzare la tecnica del giro di tavolo per dare a tutti la possibilità di esprimersi. E’ importante che il conduttore fissi però un tempo massimo per ciascun intervento. La maggior parte dei software di mind mapping contengono un timer per questo motivo.
• Il raggiungimento dell’obiettivo prefissato dipenderà soprattutto dalla capacità del conduttore di creare un clima collaborativo in cui tutti possano concentrarsi ed esprimersi liberamente senza il rischio di sentirsi valutati o non sufficientemente presi in considerazione.