Project Management Software

Gli strumenti e le soluzioni di project management si differenziano in base ad una pluralità di caratteristiche che ciascun fornitore ha inteso inserire per meglio valorizzare la propria offerta rispetto a quella della concorrenza.

Alcune di queste caratteristiche hanno motivazioni funzionali, altre legate alla facilità di utilizzo ed ergonomia, altre ancora all’integrazione con altri sistemi (es. ERP).

Ciò rende non semplice il processo di software selection in quanto comporta un elevato numero di fattori da prendere in considerazione nella valutazione.

Pertanto, vengono di seguito evidenziate le aree funzionali chiave che devono guidare l’analisi e valutazione del software di project management:

• Viste multiple. Uno strumento di project management evoluto deve essere in grado di gestire le aree di conoscenza caratteristiche di ogni progetto: ambito, tempi, costi, rischi, qualità, comunicazione, approvvigionamenti, risorse umane, stakeholders ed integrazione complessiva del progetto. Molti strumenti attuali consentono di gestire solo alcune di queste aree, trascurando le altre a discapito dell’integrazione del progetto. E’ importante quindi scegliere strumenti che presentino funzionalità adeguate a gestire ciascuno di questi aspetti, sia separatamente sia in modo integrato al fine di far emergere costantemente la “big picture” del progetto.
• Supporto Metodologico. Esistono molti metodi di project management che presentano aspetti fra loro assimilabili ed altri che introducono approcci specifici in alcuni contesti applicativi (Es. metodologia Agile). E’ interessante quindi disporre, ove necessario, di strumenti in grado di supportare tali metodi in modo da poter configurare una strategia di project management adatta ad ogni progetto, evitando di forzare approcci stereotipati .
• Comunicazione e collaborazione. L’ambiente di project management deve favorire lo sviluppo della comunicazione e collaborazione all’interno del team di progetto, in particolare quando si opera con team virtuali collocati a distanza. Ciò richiede di accedere on-line a servizi software di project management in modo da condividere le informazioni al loro livello più aggiornato ed inserire nuovi documenti indipendentemente da dove ci si trova. Inoltre deve integrare funzionalità di gestione dei brainstorming attraverso tools di mind-mapping.
• Agenda Management. L’ambiente di project management deve consentire alle persone che operano sui progetti di integrare le attività richieste da ciascun progetto con le attività correnti in modo da mantenere una visione complessiva della propria agenda da condividere con i responsabili di progetto al fine di ottimizzare il carico di lavoro.
• Facilità d’uso. Molti software di project management sono difficili da installare, implementare ed utilizzare in quanto richiedono una tipologia di utenza particolarmente evoluta. Ciò naturalmente dipende dal livello di maturità delle organizzazioni che adottano un determinato software ed occorre quindi comprendere che non tutte le realtà sono adatte ad utilizzare strumenti così complessi. Rischierebbero di dover investire troppo tempo in cicli di apprendimento. Inoltre in queste casistiche l’errore umano è altamente probabile a causa della loro complessità. Un buon software di project management dovrebbe essere abbastanza intuitivo e dovrebbe richiedere poche ore per abituarsi al suo utilizzo in modo che le persone possano trovarsi a loro agio.

Si potrebbero aggiungere altri aspetti da valutare, ma ampliare l’elenco finirebbe per diluire l’importanza degli aree illustrate che, soprattutto in organizzazioni di piccole e medie dimensioni, sono quelle su cui è importante concentrarsi per evitare di investire in strumenti che poi non si è in grado di gestire e utilizzare al meglio.