Reticolo logico di progetto e risorse: tecniche di ottimizzazione

Uno dei passaggi fondamentali della pianificazione di un progetto è la costruzione delle relazioni logiche tra le attività sotto forma di reticolo. Il fine è quello di arrivare a definire una base razionale per costruire il piano dei tempi e delle risorse di progetto.

Le modalità per la costruzione del reticolo logico possono essere riassunte nei seguenti passaggi:

• Definire i deliverables di progetto
• Costruire la WBS di progetto in modo che i work packages siano  coincidenti o comunque riferibili ai deliverables
• Definire e analizzare le attività che concorrono alla produzione dei deliverables attraverso l’analisi dei work packages
• Stabilire le dipendenze tra le attività (Fine-Inizio, Fine-Fine, Inizio-Inizio, Inizio-Fine)
• Fissare i vincoli intrinseci alla logica di progetto, quelli discrezionali basati sull’esperienza, quelli posti da stakeholders esterni
• Stimare l’effort (ore/uomo) per il completamento di ciascuna attività in base all’esperienza od al parere di esperti
• Stimare la durata di ciascuna attività in base alle risorse disponibili oppure assegnare risorse sufficienti a garantire una durata prefissata in base ai vincoli di progetto.
• Definire i percorsi che compongono il reticolo come sequenze di attività che congiungono l’inizio e la fine del progetto
• Definire il percorso critico come quello che determina la durata complessiva del progetto (Critical Path Method).

Vincoli di progetto possono essere:

• far partire una o più attività al più tardi per sostenerne il costo più avanti o per acquisire maggiori informazioni oppure per assicurare la presenza di specifiche risorse;
• far partire una o più attività al più presto per poterne fatturare quanto prima i deliverables prodotti;
• far finire una o più attività non prima di una certa data oppure entro una certa data;
• far partire una o più attività non prima di una certa data oppure entro una certa data;
• fissare una data assolutamente vincolante per avviare o terminare una o più attività.

Per quanto riguarda i vincoli da introdurre nella creazione del reticolo, occorre evidenziare che l’eccessiva presenza di fattori vincolanti aumenta i rischi di progetto e tendenzialmente estende la data di fine progetto.

I passaggi successivi richiedono più cicli di ottimizzazione in quanto dopo una prima stesura del reticolo può emergere ad esempio una durata complessiva del progetto eccessiva, oppure un numero eccessivo di risorse oppure un carico di lavoro eccessivo per alcune risorse.

Le tecniche di livellamento delle risorse per ottimizzarne l’utilizzo possono riguardare:

• ritardare la fine e/o l’avvio di alcuni task  per renderli compatibili con il carico di lavoro o la disponibilità delle risorse;
• assegnare ad un task risorse diverse da quelle inizialmente ipotizzate;
• cambiare ove possibile le dipendenze tra attività;
• rimuovere ove possibile alcune attività e/o sostituendole con altre;
• aggiungere alcune attività oppure suddividere una attività  in task minori (split).

Qualora la durata complessiva del progetto risultasse eccessiva, è possibile in ultima istanza utilizzare due modalità di compressione della schedulazione:

• Fast tracking. Consiste nello svolgere ove possibile in parallelo alcune attività che compongono il percorso critico e che erano inizialmente previste in sequenza. Questo fa aumentare i rischi di progetto, i rifacimenti e quindi probabilmente i costi.
• Crashing. Consiste nell’assegnare più risorse ad una o più attività del percorso critico in modo da comprimerne i tempi. Tendenzialemente questo porta ad aumentare i costi.