Project Manager e Leadership

La leadership di un project manager è un fattore importante che può essere di grande aiuto nel raggiungere il successo.

Numerosi sono i modelli di leadership che si sono affermati nel tempo come strumenti di management.

Alcuni di essi sono stati applicati con successo, altri sono rimasti nella letteratura perchè la loro applicazione si è rivelata troppo complessa oppure soggetta a pre-condizioni non sempre riscontrabili nelle organizzazioni.

Con riferimento alle attività di project management, i fattori comuni di tali modelli sono riconducibili a:

• la necessità di introdurre un forte presidio nella definizione dei task e nel loro monitoraggio sulla base di specifiche metodologie di project management;
• la necessità di una azione di governo dei team di progetto e dei sottogruppi all’interno dei vari team;
• la necessità di gestire i rapporti, i conflitti e la motivazione dei singoli componenti di ciascun team.

In realtà ciascuno di tali fattori presenta ampie aree di sovrapposizione con gli altri due: la gestione degli individui si sovrappone a quella dei gruppi, la gestione del team presenta implicazioni nella gestione dei task, e la gestione dei compiti obbliga a prendere in considerazione i componenti del team cui quei compiti vengono delegati.

Pertanto le azioni e gli interventi su ciascun fattore finisce per rafforzare gli altri due.

L’approccio seguito quindi parte dal presupposto che un buon Project Manager afferma la sua leadership attraverso un completo controllo su tutti e tre i fattori considerati.

Cio richiede pertanto competenze articolate sia sul fronte metodologico che su quello organizzativo e relazionale.

Il grado di intervento su ciascuno dei tre fronti dipenderà dalle condizioni organizzative, dalle caratteristiche del team di progetto e dagli obiettivi del progetto.

In tal senso è possibile adattare l’approccio in funzione delle circostanze e delle necessità.

La gestione dei task

Le responsabilità del Project Manager nella gestione dei task sono riconducibili a:

• chiarire i compiti che devono essere svolti in modo da orientare la vision e la direzione del team;
• identificare le risorse (persone, processi e strumenti) necessarie per svolgere i vari compiti;
• definire ruoli e responsabilità all’interno del team;
• delegare il lavoro all’interno del team;
• fissare gli standard di qualità e comunicazione cui il team dovrà allinearsi;
• definire il piano di project management;
• svolgere azioni di controllo e monitoraggio sui risultati prodotti e sulla performance del team;
• effettuare un reporting puntuale sull’avanzamento del progetto in modo da aiutare i componenti del team nel raggiungimento dei loro obiettivi;
• valutare e aggiornare il piano introducendo on-going  le modifiche necessarie.

La gestione del gruppo di progetto

In questo ambito la leadership di un project manager si esprime attraverso le seguenti modalità:

• definire e comunicare gli standard attesi per la performance di progetto ed i comportamenti desiderati;
• comprendere le aspettative e le necessità del team nelle varie fasi del ciclo di vita;
• mantenere disciplina e focalizzazione sugli obiettivi di progetto;
• osservare e facilitare la gestione e risoluzione dei conflitti all’interno del team;
• sviluppare la motivazione, il lavoro di gruppo e la cooperazione in modo da rafforzare lo spirito di gruppo ed il senso di coesione;
• provvedere a fornire la formazione necessaria;
• far crescere la maturità del gruppo attraverso la progressiva delega di responsabilità;
• svolgere azioni di comunicazione sia all’interno del team che all’esterno in modo da precisare ciò che deve essere fatto soprattutto a fronte di situazioni impreviste;
• fornire continuamente feedback e richiedere continuamente feedback per verificare il livello di commitment ed allineamento agli obiettivi di progetto.

La leadership del project manager nella gestione dei componenti del team di progetto

Le responsabilità del Project Manager nella gestione dei rapporti con i singoli componenti del team di progetto riguardano:

• comprendere le caratteristiche personali, gli obiettivi individuali, le motivazioni, le ambizioni, i punti di forza e debolezza di ciascuno in modo da consentirne un impiego mirato in relazione agli obiettivi di progetto e ai task richiesti;
• essere sensibili ai problemi e necessità individuali;
• fornire supporto e affiancamento;
• concordare il livello di responsabilizzazione di ciascuno e comunicare con le persone sulla base di quanto concordato;
• riconoscere i successi personali ed aiutare le persone nel superare le inefficienze individuando le aree di miglioramento;
• premiare formalmente ed informalmente gli obiettivi raggiunti;
• concordare con ciascun componente del team di progetto momenti periodici di valutazione della performance individuale e dell’apporto fornito al successo del progetto.

Servant Leadership