La delega nei team di progetto

delega nei team di progettoLa delega è importante per il successo di ogni attività di business e, se operata correttamente, assicura che i collaboratori lavorino tutti insieme come una squadra per svolgere agevolmente compiti anche impegnativi.

In un progetto le attività sono molte e spesso complicate per i contenuti del lavoro e per la necessità di rispettare obiettivi e scadenze. A volte può apparire impossibile portare a termine quanto deve essere fatto senza ricorrere ad un uso esteso della delega.

A tal fine è importante in fase di pianificazione di un progetto chiarire a tutti i componenti del team i compiti e le responsabilità necessari per completare il lavoro.

Sarebbe in tal senso opportuno conoscere i propri collaboratori ed i loro punti di forza e di debolezza. Altrimenti può essere necessario organizzare un incontro con il team di progetto o con i responsabili funzionali dei componenti del team per stabilire quali persone risultino più adatte a determinati compiti.

Obiettivo di questo momento di approfondimento è la costruzione della Matrice di assegnazione di responsabilità descritta nell’articolo sulla RAM (Responsibility Assignment Matrix).

Debbono inoltre essere svolti incontri durante tutto il progetto in modo che ogni persona possa fornire un aggiornamento sui suoi progressi e discutere le eventuali difficoltà. Si tratta di incontri per analizzare lo Stato di Avanzamento dei Lavori e le Issues che si possono presentare in ogni momento.

Una volta predisposta tale infrastruttura (RAM e calendarizzazione incontri con il team di progetto) è possibile analizzare le modalità per esercitare la delega.

Questa di fatto può essere di due tipi:

  • delega operativa: vengono assegnati dei compiti ad una o più risorse ed il Project Manager si occuperà di supervisionarne le svolgimento. Questa modalità può portare ad un certo dispendio di attività di controllo da parte del Project Manager ma si adatta particolarmente bene a gestire risorse inesperte e bisognose di supervisione o affiancamento.
  • delega decisionale: vengono assegnati degli obiettivi ad una o più risorse ed il Project Manager si occuperà di verificare solo il raggiungimento di tali obiettivi intervenendo a fronte di scostamenti e non entrando sulle modalità scelte dalle risorse per raggiungerli se non in casi eccezionali. Questa modalità richiede meno tempo di supervisione ma si può applicare solo con risorse particolarmente esperte nel lavoro da svolgere.

In generale è opportuno non disperdere le energie in attività di micromanagement con tutte le risorse. E’ bene quindi gestire in modo indiretto (delega decisionale) le risorse più esperte per concentrarsi su quelle che invece hanno bisogno di essere seguite e istruite sui compiti da assolvere (delega operativa).

Perchè questo sia possibile è necessario che il Project Manager sia percepito in possesso di leadership e autorevolezza da parte del team di progetto. Occorre quindi che il team veda nel responsabile di progetto un punto di riferimento in grado di strutturare e agevolare il lavoro di tutti.

Una volta delegati compiti ed obiettivi, ogni risorsa può essere lasciata libera di operare senza eccessivo controllo, ed occorre essere disponibili a intervenire in base alle esigenze di ciascuno nel rispetto però dei momenti di incontro e delle modalità di interazione definiti nel Piano di Comunicazione di Progetto.