Come coinvolgere il team di progetto

Molti project manager si lamentano spesso di dover inseguire le persone per ottenere che il lavoro venga fatto.

Cercare di coinvolgere il team di progetto richiede tempo ed in alcuni casi può risultare frustrante.

Un project manager deve gestire persone provenienti da diversi reparti e luoghi e che generalmente non riportano a lui ma ai rispettivi manager funzionali.

Pertanto il responsabile di progetto non ha l’autorità per dire direttamente a queste persone cosa fare ed in molti casi i componenti del team possono anche avere un’esperienza ed una seniority superiore a quella del project manager.

Coinvolgere il team di progetto è quindi un’attività complessa che mette in gioco la leadership e la capacità di comunicazione di un project manager.

Le azioni che possono aiutare nel creare questo coinvolgimento sono:

• Costruire un clima di rispetto reciproco. Se ci si accorge di dover correre dietro alle persone per fare in modo che il lavoro venga svolto, significa che le persone hanno altre priorità o che trovano più gratificante per loro svolgere altri compiti. Occorre quindi non eludere questo fatto e parlare con loro e con i loro responsabili per fare chiarezza e concordare insieme le priorità. Da un lato non si può pensare di imporre alcunché, soprattutto se non si ha l’autorità per farlo, e dall’altro non si può prescindere dalla necessità di conseguire i risultati attesi dal progetto. Pertanto l’unica soluzione è arrivare esplicitamente ad un chiarimento con i responsabili funzionali delle risorse coinvolte nel progetto.
• Coinvolgere il team di progetto nel lavoro di pianificazione. Un buon modo per aumentare il livello di partecipazione consiste nel decidere impostazione e tempistiche del progetto insieme con le persone che vi parteciperanno. Una volta che determinate scelte sono state concordate insieme, difficilmente il consenso verrà a mancare in corso d’opera.
• Dare autonomia alle persone e fornire loro supporto. E’ importante chiarire gli obiettivi da raggiungere ed i compiti specifici e poi lasciar libere le persone di operare. Alcuni, soprattutto il personale più esperto tecnicamente, non amano essere controllati in modo assillante. Invece le persone più giovani ed inesperte hanno un maggior bisogno di supporto e di supervisione. E’ responsabilità del project manager fornire una delega ampia ai primi proprio per liberare tempo ed energie per fornire supporto ai secondi.

Questo modo di fare risulterà tanto più efficace nel coinvolgere il team di progetto quanto più le persone percepiranno un reale interesse del project manager ad aiutarle risolvendo insieme quei problemi organizzativi che ne possono ostacolare il lavoro.