Motivazione e Commitment

Garantire la motivazione di un team di progetto può essere a volte un compito difficile e ingrato.

Un modo per aggirare la scarsa motivazione di un team può essere quello di curare particolarmente la comunicazione tra i componenti di un gruppo di progetto attraverso momenti di incontro ed occasioni anche extra-lavorative e di svago in cui sia possibile avvicinare le persone tra loro.

Migliore è l’integrazione tra le persone e maggiore è il livello di produttività raggiunto.

In realtà il termine motivazione è spesso usato impropriamente.

Non si può pensare di motivare una persona come solitamente si sente dire. E’ invece possibile agire sui fattori che caratterizzano la struttura motivazionale di un individuo affinchè questo si auto-motivi.

Numerose sono le teorie sulla Motivazione. Maslow, Herzberg e molti altri studiosi hanno appunto approfondito le modalità che portano gli individui ad agire e a cercare di soddisfare le loro aspirazioni e desideri.

In un contesto lavorativo questo significa prima di tutto comprendere la struttura motivazionale di ciascuno e poi creare le condizioni perchè le persone si attivino.

Non tutti sono motivati dagli stessi fattori e non tutti mantengono la stessa struttura motivazionale nell’arco della loro vita.

Alcuni sono motivati dal raggiungimento e riconoscimento del successo personale, altri solo dal denaro, altri ancora dal bisogno di sicurezza e certezza, altri dalla necessità di sentirsi apprezzati dai colleghi e dai superiori.

Ciò può dipendere anche dall’età, dall’esperienza lavorativa, dalla storia di una persona e dal contesto familiare e lavorativo in cui è chiamato a muoversi.

Per questo occorre che un buon Project Manager entri in contatto con i componenti del team anche al di là dei momenti strettamente lavorativi in modo da conoscere meglio le persone e comprendere come valorizzarle ed utilizzarle al meglio.

Più in generale, la comprensione dei fattori motivazionali di un team di progetto  fa parte di un più ampio processo di gestione del Commitment che riguarda tutti gli stakeholders di un progetto.

Per Commitment si intende la capacità di impegnarsi nel raggiungimento degli obiettivi di progetto attraverso l’assunzione delle responsabilità che ne conseguono.

La gestione del Commitment si articola nei seguenti passaggi:

• Fissare le aspettative
• Gestire le aspettative
• Verificare che il delivery rispetti le aspettative

Fissare le aspettative

Spesso, quando un Project Manager viene assegnato ad un progetto, le parti interessate si sono già formate delle aspettative circa la portata del progetto, i deliverables da produrre, i tempi e i costi.

Nel normale processo di determinazione di ciò che è fattibile, il Project Manager deve quindi identificare gli stakeholders e le loro aspettative pregresse eventualmente rimodulandole con loro e negoziando l’ambito (scope) del progetto.

Nel raccogliere le aspettative delle parti interessate, il Project Manager deve anche raccogliere e concordare i criteri di accettazione dei deliverables.

Se questi criteri non sono stabiliti all’inizio del processo di definizione delle aspettative, in seguito potrebbe essere impossibile gestire il processo di consegna.

La chiarificazione delle aspettative aiuta il Project Manager ad allineare le tattiche di progetto con la strategia di prodotto e dà senso e valore a quelle tattiche.

Al fine di gestire la motivazione dei membri del team di progetto, è importante raccogliere anche le loro aspettative per poi dare risposta ad alcune domande implicite in termini di ruoli, organizzazione, criteri di gestione dei rischi e delle issues. Per questo il Project Manager ha bisogno di capire e chiarire le aspettative attivamente con i membri del team.

Esiste infatti un forte collegamento tra motivazione e commitment  del team di progetto e commitment degli altri stakeholders.

Gestire le aspettative

Nel corso di un progetto, il ruolo del Project Manager è quello di gestire le aspettative, fornendo documentazione sull’avanzamento dei lavori e sul raggiungimento degli obiettivi nonchè dati di prestazione del lavoro svolto dal gruppo di progetto.

Se un Project Manager scopre durante il progetto che gli impegni presi non possono essere soddisfatti con il piano esistente nasce la necessità di lavorare con lo sponsor e le parti interessate per rinegoziare le aspettative.

Mentre la definizione delle aspettative è la fase più importante della gestione del commitment, la gestione delle aspettative è la più difficile e delicata poichè richiede la misurazione costante delle performance, il controllo dell’ambito di progetto, delle comunicazioni e del processo di gestione delle modifiche.

Verificare che il delivery rispetti le aspettative

Al fine di consolidare il lavoro svolto, un Project Manager deve ottenere l’approvazione da parte degli stakeholders interessati che i deliverables consegnati rispettino le specifiche e le aspettative concordate attraverso il processo di gestione dell’ambito di progetto (scope management).

Per ottenere tale approvazione occorre però che il Project Manager si muova proattivamente coinvolgendo le parti interessate prima che il prodotto del lavoro venga consegnato.

Ciò può essere fatto definendo con le parti interessate i criteri con cui sottoporre a test i deliverables del progetto e poi conducendo il test insieme con tali stakeholders.

In questa fase è importante che il Project Manager presenti tutta la documentazione riguardante il prodotto e le sue componenti nonchè le modifiche concordate e applicate al piano di produzione.

Passaggio finale è la firma del verbale di accettazione del/dei deliverable sottoposto a test ed al termine dell’intero progetto la firma del verbale di conclusione lavori.