La sostituzione di un project manager alla guida di un progetto è un evento non raro che può avvenire per una serie di motivi:
- normale avvicendamento per subentrate esigenze organizzative;
- spostamento su un altro progetto che richiede specifiche competenze e che non consente periodi di affiancamento;
- ripresa dei lavori dopo un lungo periodo di interruzione quando nel frattempo il project manager è stato incaricato di gestire altri progetti;
- necessità di introdurre un nuovo project manager a fronte di inefficienze oppure difficoltà di rapporto con alcuni stakeholder;
- maternità;
- dimissioni del project manager.
D’altra parte, qualunque sia il motivo dell’avvicendamento, per il project manager che subentra questa fase di passaggio di consegne costituisce un momento delicato in cui da un lato occorre acquisire informazioni dettagliate sullo stato del progetto, sulla documentazione prodotta, sui deliverables da consegnare e su quelli già consegnati e dall’altro comprendere le attese della committenza ed il clima organizzativo in cui avviene la transizione.
Spesso il tempo limitato in cui avviene la presa in carico del progetto costituisce un problema in sé in quanto ogni progetto ha dietro una storia che spesso ne condiziona gli sviluppi futuri.
Comprendere i vincoli introdotti dalla storia pregressa richiede tempo ed una attività di analisi strutturata. La mancanza di informazioni condivise o lo scarso tempo per la raccolta possono in seguito mettere il nuovo project manager in una situazione molto difficile.
Può essere utile in questi casi, soprattutto per project manager poco esperti, produrre una check list delle informazioni da raccogliere.
Quella nel seguito proposta può costituire una traccia da integrare con altre informazioni specifiche della tipologia di progetto e di organizzazione in cui ci si trova ad operare.
Essa si articola in tre segmenti:
- Informazioni sul gestione del contratto e del delivery
- Informazioni sugli approvvigionamenti
- Informazioni sulle procedure da adottare
Informazioni sulla gestione del contratto e del delivery
- Descrizione dettagliata del lavoro da svolgere sotto forma di project charter o Statement of Work (SOW)
- Lista delle autorizzazioni previste, con l’indicazione di quelle già fornite e di quelle ancora da richiedere
- Documento di accettazione del lavoro da svolgere ed eventuali deviazioni intercorse rispetto a quanto concordato
- Elenco dei deliverables da produrre nelle varie fasi del progetto
- Work Breakdown Structure
- Minute di quanto discusso nella riunione di avvio del progetto (Kickoff meeting) svolta internamente
- Minute di quanto discusso nella riunione di avvio svolta con la committenza
- Elenco delle modifiche apportate alla data rispetto al piano di project management e le variazioni di tempi e costi che ne sono derivate
- Dettaglio del budget di progetto e dell’allocazione sulle varie voci di spesa
- Minute degli incontri svolti con il cliente ed i membri del team di progetto
- Copia di tutti i documenti di stato di avanzamento lavori (status report)
- Lista delle principali problematiche emerse alla data e le soluzioni adottate
- Baseline dei tempi di progetto con indicate le milestone critiche
- Responsibility assigment matrix (RAM)
- Indicazione dei principali stakeholders del progetto e del loro potere di influenza
- Organigramma di progetto (OBS)
- Piano di progetto se disponibile
- Situazione attuale del flusso di cassa
- Schedulazione dei pagamenti da parte del cliente
- Spese impegnate sul progetto alla data e deviazioni rispetto a quanto inizialmente previsto
- Previsioni sui flussi di cassa futuri
- Responsabilità della committenza durante i test di accettazione
- Copia di tutte le comunicazioni intercorse con la committenza
- Documenti tecnici e disegni approvati dalla committenza
- Documenti ancora pendenti
- Aggiornamenti alla documentazione di progetto
- Piano di quality assurance
- Metriche di progetto, modalità di calcolo e piano dei controlli
Informazioni sugli approvvigionamenti
- Documenti di approvvigionamento
- Lista dei fornitori approvati per ciascuna tipologia di materiali e mezzi da approvvigionare
- Lista degli ordini di acquisto emessi e dello stato dei pagamenti
- Lista dei controlli di qualità da effettuare e del piano delle ispezioni
- Minute degli stati di avanzamento svolti con i fornitori
- Problematiche affrontate con i fornitori e soluzioni adottate
Informazioni sulle procedure da adottare
- Elenco delle procedure concordate con la committenza
- Metodologia di project management adottata
- Modalità di monitoraggio e controllo progetto e procedura per la gestione delle modifiche di progetto
- Procedura di escalation da adottare
- Standard di qualità da applicare sul progetto
- Standard e normativa sulla sicurezza
- Procedura per il collaudo dei deliverables
- Procedura di accettazione dei deliverables
- Procedura per la richiesta ed il rilascio del personale
- Procedure per l’emissione degli ordini e la gestione dei pagamenti
- Procedure di chiusura del progetto se menzionate nel charter o nel contratto
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