Kick Off Meeting

kickoff meetingLa riunione di avvio progetto (kick off meeting) costituisce la prima delle riunioni operative di progetto. Viene svolta quando è stato completato ed approvato il piano di progetto e consente di avviare la fase di realizzazione.

Tutti i progetti, indipendentemente dalle dimensioni, consentono di riunire persone aventi background diversi ed appartenenti a diverse aree funzionali di un’organizzazione, spesso collocate in zone geografiche diverse.

Riuscire a tenere assieme un gruppo così eterogeneo non è un’impresa facile ed uno dei compiti del kick off meeting è prorio quello di determinare motivazione e commitment nelle persone che costituiranno il team di progetto. Costituisce quindi un’ottima occasione per precisare obiettivi, ruoli, compiti e responsabilità necessari per partecipare ad un’impresa di successo.

Alla fine di un kick off meeting ciascuno dei partecipanti dovrebbe aver compreso le finalità e motivazioni del progetto, il ruolo che dovrà svolgere, i deliverables che dovranno essere prodotti, la schedulazione temporale, insieme con i rischi di progetto e le issues al momento note.

La modalità migliore per conseguire questi obiettivi della riunione è organizzare un incontro in cui siano presenti fisicamente tutti i membri del team di progetto. Se questo non è possibile, si può svolgere il meeting in videoconferenza. E’ importante che tutti si conoscano ed imparino a riconoscersi associando ai volti le competenze ed il ruolo ricoperto.

La durata di questo meeting dovrebbe essere più breve possibile, preferibilmente non più di quattro ore, compatibilmente con la complessità del progetto ed il numero di partecipanti previsti.

La struttura dell’incontro dovrebbe prevedere la seguente articolazione:

  1. Introduzione. Finalità di questa fase del meeting è presentare il project manager, che a sua volta presenterà i componenti del team e l’agenda dell’incontro. Meglio ancora se l’agenda è stata comunicata in fase di convocazione della riunione.
  2. Obiettivi e deliverables. In questa fase del kick off meeting il responsabile di progetto, illustra ai partecipanti gli obiettivi del progetto e le motivazioni che rendono necessario lo svolgimento del progetto. Mostra infine i deliverables che dovranno essere prodotti attraverso l’illustrazione della WBS definita in fase di pianificazione.
  3. Assunti e vincoli di progetto. In questa fase il project manager illustra le premesse ed in vincoli di progetto che sono stati rilevati nelle precedenti analisi.
  4. Ruoli e responsabilità. Il responsabile di progetto presenta a questo punto la RAM di progetto che indica chiaramente il ruolo nel progetto di ciascuno dei componenti del team. E’ importante che la RAM non sia troppo “calata dall’alto” e che il project manager sia disponibile a raccogliere eventuali indicazioni e perplessità dei partecipanti nonché a rivedere l’allocazione delle risorse sulle attività laddove emergano nuove necessità fino a quel punto non rilevate.
  5. Pianificazione di progetto. In questa fase il project manager presenta tutti i piani che compongono il piano di project management. L’approfondimento dei contenuti dei vari piani è in questa fase a livello macro, solo per le attività da svolgere nelle prime settimane di lavoro si scenderà nei dettagli. Per le attività che seguiranno ci sarà tempo successivamente di precisare gli aspetti di dettaglio in ulteriori incontri di progetto.
  6. Rischi ed issues di progetto. In questa fase del kick off meeting  vengono presentati i rischi e le problematiche principali che sono stati individuati in fase di pianificazione associando le attività conseguenti e le responsabilità dei partecipanti nella gestione di ciascuna attività.
  7. Key Performance Indicators. E’ importante che i componenti del team di progetto siano consapevoli delle modalità con cui verranno misurate le loro performances e quelle del progetto nel suo complesso. Ad esempio può essere presentata la tecnica dell’Earned Value, se si intende applicarla nel progetto in questione, o comunque le altre tecniche adottate.
  8. Q & A. In questa fase del kick off meeting il project manager raccoglie ulteriori domande e fornisce risposte ai quesiti posti dai membri del team di progetto. E’ una fase delicata in cui occorre precisare le aspettative, ma comunque mantenersi flessibili e recepire eventuali suggerimenti utili. Alla fine dell’incontro, tutti i partecipanti devono avere ben chiaro quello che viene loro richiesto e quindi è importante che partecipino attivamente anche dichiarando i loro dubbi o perplessità. Altrimenti uscirebbero dalla riunione frustrati e demotivati e non sarebbe certo questo un buon inizio.