Organizational Breakdown Structure (OBS) è l’espressione utilizzata per definire la struttura organizzativa di progetto.
Questo documento formalizza ed ufficializza le linee di riporto tra i componenti del project team ed ha validità ai soli fini dell’operatività del progetto, nel senso che non necessariamente è un riflesso dell’organigramma aziendale.
In tal senso, la sua validità è limitata alla gestione delle attività di progetto e nasce appunto da una attenta analisi di tali attività e viene quindi temporalmente prodotta dopo la creazione della WBS (Work Breakdown Structure).
Contrariamente a quanto si legge spesso, questo documento non precisa le responsabilità e i compiti dei componenti del team che invece sono definiti nella RAM di progetto.
La OBS è invece uno strumento utile per precisare il processo decisionale e le modalità con cui esso dovrà svolgersi all’interno del progetto indicando appunto come i vari ruoli dovranno integrarsi tra loro e quali sono i livelli di escalation a fronte di scelte e problemi operativi.
Il processo per creare la OBS può essere così riassunto:
- Una volta creata la WBS, analizzare i Work Packages per individuare le attività necessarie allo svolgimento del lavoro.
- Una volta definite le attività, individuare le competenze necessarie allo svolgimento di ciascuna attività.
- Una volta individuate le competenze, valutare quali e quante risorse coinvolgere nel progetto.
- Posizionare le risorse nell’organigramma di progetto in modo da facilitarne l’operatività ed il processo decisionale ai fini dei risultati del progetto.
- A fronte di progetti complessi, aggiungere in posizioni di staff al Project Manager eventuali ruoli di supporto che possano aiutare il PM sgravandolo di alcuni compiti di coordinamento. In questo caso è possibile quindi individuare un team di progetto ed un team di project management con compiti esclusivamente di coordinamento dei lavori.
La creazione della OBS è quindi importante per:
- ufficializzare le risorse coinvolte in un progetto;
- precisare le deleghe associate a ciascun ruolo;
- per avviare la creazione della RAM di progetto;
- per chiarire le modalità di riporto tra i ruoli coinvolti;
- per comprendere il livello di integrazione tra ruoli interni ed esterni ad un progetto (es. subcontractors, fornitori in outsourcing);
- per facilitare il ruolo del Project Manager per quanto riguarda le attività di monitoraggio e controllo;
- per sensibilizzare il management sulle necessità di staffing e supporto organizzativo a garanzia del successo del progetto.