OBS di progetto: struttura dell'organigramma

obs di progettoOrganizational Breakdown Structure (OBS) è l’espressione utilizzata per definire la struttura organizzativa di progetto.

Questo documento formalizza ed ufficializza le linee di riporto tra i componenti del project team ed ha validità ai soli fini dell’operatività del progetto, nel senso che non necessariamente è un riflesso dell’organigramma aziendale.

In tal senso, la sua validità è limitata alla gestione delle attività di progetto e nasce appunto da una attenta analisi di tali attività e viene quindi temporalmente prodotta dopo la creazione della WBS (Work Breakdown Structure).

Contrariamente a quanto si legge spesso, questo documento non precisa le responsabilità e i compiti dei componenti del team che invece sono definiti nella RAM di progetto.

La OBS è invece uno strumento utile per precisare il processo decisionale e le modalità con cui esso dovrà svolgersi all’interno del progetto indicando appunto come i vari ruoli dovranno integrarsi tra loro e quali sono i livelli di escalation a fronte di scelte e problemi operativi.

La OBS inoltre è particolarmente utile all’interno di progetti complessi in quanto chiarisce i livelli di coordinamento, i punti di controllo organizzativi e l’ambito di autonomia dei ruoli coinvolti.

Il processo per creare la OBS può essere così riassunto:

  1. Una volta creata la WBS, analizzare i Work Packages per individuare le attività necessarie allo svolgimento del lavoro.
  2. Una volta definite le attività, individuare le competenze necessarie allo svolgimento di ciascuna attività.
  3. Una volta individuate le competenze, valutare quali e quante risorse coinvolgere nel progetto.
  4. Posizionare le risorse nell’organigramma di progetto in modo da facilitarne l’operatività ed il processo decisionale ai fini dei risultati del progetto.
  5. A fronte di progetti complessi, aggiungere in posizioni di staff al Project Manager eventuali ruoli di supporto che possano aiutare il PM sgravandolo di alcuni compiti di coordinamento. In questo caso è possibile quindi individuare un team di progetto ed un team di project management con compiti esclusivamente di coordinamento dei lavori.

La creazione della OBS è quindi importante per:

  • ufficializzare le risorse coinvolte in un progetto;
  • precisare le deleghe associate a ciascun ruolo;
  • per avviare la creazione della RAM di progetto;
  • per chiarire le modalità di riporto tra i ruoli coinvolti;
  • per comprendere il livello di integrazione tra ruoli interni ed esterni ad un progetto (es. subcontractors, fornitori in outsourcing);
  • per facilitare il ruolo del Project Manager per quanto riguarda le attività di monitoraggio e controllo;
  • per sensibilizzare il management sulle necessità di staffing e supporto organizzativo a garanzia del successo del progetto.obs