Il monitoraggio dello stato avanzamento lavori è una della attività di amministrazione progetti che ogni project manager si trova a dover svolgere una volta che i lavori sono stati avviati in osservanza delle regole di governance di progetto che sono state concordate con il management.
Ciò comporta la periodica rendicontazione agli stakeholders di progetto delle attività svolte, dei risultati ottenuti, delle decisioni prese e del supporto necessario affinché il progetto possa essere completato.
Il documento di Stato Avanzamento Lavori (S.A.L.) o Status Report è quindi un documento di sintesi che include:
- la descrizione dello stato del progetto rispetto a quanto previsto dal piano di progetto;
- il grado di avanzamento rispetto alle baseline di progetto;
- le previsioni a finire che possono confermare o aggiornare le stime inizialmente predisposte.
In particolare, lo status report è rivolto al management per informarlo di come stanno procedendo le attività ad una certa data e per sottoporre una serie di valutazioni sulla performance ottenuta, i problemi incontrati, le necessità di supporto aggiuntive.
Struttura dello status report
La struttura di uno status report può avere la seguente articolazione:
- Nome del progetto. Si intende l’identificativo del progetto adottato dall’organizzazione che lo ha commissionato.
- Obiettivi. Si intendono le finalità specifiche per cui il progetto è stato avviato e gli obiettivi misurabili ad esso associati.
- Benefici. Si intendono i principali benefits che l’organizzazione si ripromette di ottenere una volta completato il progetto.
- Status. Si intende una analisi dello stato di salute del progetto eventualmente suddiviso in stato complessivo e stato dei sottoprogetti che lo compongono utilizzando una semplice semaforica (stato giallo, rosso, verde).
- Stakeholders. Vanno indicati i principali stakeholders di progetto ed in particolare quelli responsabili delle attività schedulate e che stanno incontrando dei problemi in modo da evidenziarne il ruolo nelle azioni di recovery
- Costi. Vanno indicati i costi sostenuti alla data (costo del lavoro, di mezzi e materiali) e quelli attesi per completare il progetto. Le stime a finire possono essere ottenute applicando la tecnica dell’Earned Value.
- Tempi. Va presentato lo stato della schedulazione (Gantt di progetto) alla data evidenziando le attività schedulate, quelle completate e quelle “in progress”.
- Risultati. Vanno indicati i deliverables, le attività completate alla data, le milestones raggiunte e superate.
- Issues e Rischi. Vanno indicati i principali problemi incontrati (issues di progetto) ed i rischi che sono stati individuati specificando le strategie di risposta che sono state predisposte.
- Modifiche. Vanno indicate tutte le modifiche approvate rispetto al piano di progetto e quelle completate alla data.
- Commenti. E’ la sezione in cui il project manager spiega le decisioni che sono state prese e le variazioni eventualmente introdotte rispetto a quanto precedentemente concordato.
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