Passaggio di consegne nei progetti

I progetti si differenziano per dimensioni e portata. Progetti di breve durata e progetti che possono durare anche anni.

Quando un progetto ha un ciclo di vita di lungo periodo, può capitare di dovere effettuare una sostituzione del project manager.

Può dipendere da esigenze organizzative oppure dalla necessità di migliorare la performance complessiva.

Il passaggio di consegne tra il project manager “uscente” ed il project manager “entrante” richiede qualcosa di più che un semplice trasferimento di documenti ed informazioni.

E’ necessario fare in modo che chi subentra sia messo in grado di svolgere il proprio ruolo nelle condizioni migliori.

Poiché non si può mai sapere se e quando sarà necessario operare un passaggio di consegne, è opportuno che la documentazione di un progetto sia predisposta in modo molto dettagliato proprio per consentire un agevole comprensione da parte di chiunque ed a maggior ragione da parte di un nuovo responsabile di progetto.

Inoltre è opportuno strutturare il passaggio di consegne nei seguenti 5 passi:

Definire gli obiettivi. E’ bene che i due project manager (entrante ed uscente) svolgano un incontro per fissare degli obiettivi per ciò che deve essere compiuto durante la transizione. In questo modo entrambe le parti potranno rivedere e rivalutare insieme lo stato del progetto in relazione al piano di progetto iniziale. Inoltre, i membri del team di progetto dovrebbero essere coinvolti in questo incontro preliminare.
Presentare il nuovo project manager alla committenza. E’ opportuno che il project manager uscente organizzi un successivo incontro con la committenza del progetto in cui presentare il nuovo responsabile di progetto e condividere insieme lo stato dei lavori.
Incontrare gli altri stakeholder. Dopo aver incontrato la committenza è opportuno organizzare un incontro cui partecipino i due project manager e tutti le altre parti coinvolte nel progetto. Anche in questo caso andrà condiviso lo stato dei lavori insieme con la percezione da parte dei vari soggetti interessati al progetto.
Prevedere sempre un breve periodo di affiancamento. A volte, il responsabile del progetto in entrata può essere incerto circa alcuni aspetti del progetto. Ad esempio, può avere difficoltà a capire la procedura di gestione delle modifiche di una determinata organizzazione e come esse sono intervenute rispetto al piano iniziale. Stesso discorso sui problemi incontrati e sugli interventi correttivi adottati. Quando questo accade, il project manager deve poter contare sul precedente responsabile di progetto per analizzare meglio il registro delle modifiche e quello delle issues.
Tenere brevi incontri giornalieri per esaminare lo stato della transizione. E’ bene che lo sponsor del progetto insieme con i due project manager si incontrino frequentemente durante il periodo di sovrapposizione per tenere traccia dei problemi ed individuare insieme le possibili soluzioni.