Una issue è costituita da un problema che impedisce o rallenta l’avanzamento di un progetto e che necessita di un lavoro aggiuntivo da parte del project manager, del team di progetto e di eventuali esperti esterni per trovare una soluzione che consenta di superarlo o risolverlo.
Perchè ciò possa avvenire tale problema deve essere documentato e qualificato formalmente in modo da avere a disposizione tutti gli elementi per avviare un processo di problem solving strutturato e razionalmente guidato.
Le issues si presentano solitamente come problemi non pianificati e inattesi che sorgono durante la vita di un progetto. Ad esse è sempre associato un certo impatto che può riguardare l’ambito del progetto (project scope), tempi e schedulazione, costi, risorse e qualità e quindi devono essere affrontate in modo tempestivo in modo da contenere tale impatto.
In tal senso, una issue è diversa da un rischio poichè essa costituisce un fatto presente mentre un rischio fa riferimento ad un evento che può presentarsi o meno.
Lo scopo quindi di definire un processo strutturato per la gestione delle issues è di fornire assistenza al gruppo di progetto nell’identificare, valutare, monitorare e risolvere il problema in questione.
In particolare, può essere utile predisporre un registro delle issues per documentare e tenere sotto controllo l’evolvere della situazione.
Processo di gestione
Il processo per gestire una issue si articola solitamente in più passaggi:
- identificazione del problema;
- verifica che il problema sia reale e che richieda una gestione accurata;
- inserimento della issue nel registro delle issues;
- individuazione dei componenti del team cui assegnare l’analisi del problema;
- assegnazione della issue;
- analisi del problema e individuazione di soluzioni/raccomandazioni;
- documentazione delle soluzioni/raccomandazioni;
- ottenimento dell’autorizzazione ad implementare le soluzioni/raccomandazioni individuate;
- pianificazione delle azioni di implementazione;
- aggiornamento della schedulazione di progetto con le nuove azioni di implementazione;
- implementazione e monitoraggio e controllo delle attività per il superamento della issue;
- chiusura della issue attraverso la verifica che le azioni pianificate siano state implementate ed il problema risolto oppure il ciclo viene ripetuto a partire dal punto 6.
Particolare attenzione va posta nel caso la soluzione del problema introduca modifiche all’ambito di progetto che devono essere gestite con un’adeguata procedura di escalation in quanto può essere necessario dover modificare il contratto con il cliente.
Queste modalità sono indicate nella sezione di questo sito sul monitoraggio e controllo progetto.
Pertanto la procedura complessiva di gestione delle issues acquista una sua complessità intrinseca come illustrato nella figura a fianco riportata.
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