Milestone di progetto: definizione ed utilizzo

milestone di progettoUn piano ben costruito e con deliverables ben definiti dovrebbe rendere più semplice monitorare l’avanzamento di un progetto come parte di un processo continuo di monitoraggio e di revisione.

Definire gli stadi, le fasi e le tappe (milestones) principali è una parte essenziale di questo processo.

Perché tre parole? Anche se “stadi” e “fasi” suonano concettualmente simili, ci sono significati distinti nella terminologia di progetto:

  • Stadi: sono raggruppamenti di attività del progetto e ciascun raggruppamento presenta importanti implicazioni dal punto di vista del controllo da parte del management aziendale ed in particolare da parte del Comitato di Controllo del Progetto. Alla fine di ogni stadio è pertanto previsto un Major Review da parte del Control Board per verificare se proseguire oppure interrompere il progetto.
  • Fasi: Corrispondono alle fasi tipiche del ciclo di vita di un progetto. Sono quindi raggruppamenti di attività distinti in base a  divisioni tra i tipi di lavoro. Per esempio ci può essere una fase di analisi di fattibilità, una di disegno , una di prototipizzazione, una fase di test, una fase pilota, una fase di piena realizzazione, una fase di manutenzione. Alcune fasi saranno troppo lunghe per proseguire senza una riunione del Comitato di Coordinamento di Progetto. In altri casi ci possono essere più fasi all’interno di un singolo stadio.
  • Milestones: a livello di micro-schedulazione definiscono i punti di controllo all’interno di ciascuna fase oppure di consegna di specifici deliverables o raggruppamenti di deliverables. Sono normalmente attività considerate convenzionalmente a durata zero che servono per isolare nella schedulazione i principali momenti di verifica del delivery. Possono coincidere con riunioni di presentazione, firma di verbali di accettazione, perfino telefonate per la conferma di un accordo. Di fatto ciascuna di queste circostanze serve per approvare quanto fatto a monte della milestone ed abilitare le attività previste a valle della milestone.

Fasi e milestones sono i blocchi principali di attività necessarie per conseguire gli obiettivi del progetto e gli snodi chiave di un progetto.

Il numero di stadi, fasi e milestones di un progetto dipende necessariamente dalla portata e dalla complessità di un progetto.

Soprattutto quando si applica la logica della finestra temporale scorrevole può essere difficile controllare piani molto complessi e dettagliati. In questo caso si finisce per consumare molte risorse solo per mantenere il piano aggiornato e tener conto delle modifiche.

Strutturare il piano per fasi e milestones può aiutare a ridurre i punti di controllo raggruppandoli in blocchi più facilmente controllabili.

Gli stadi sono i punti in cui verificare la tenuta e la validità complessiva del progetto e rispondere quindi ai seguenti quesiti:

  • Il Business Case è ancora valido per il progetto?
  • Il progetto sta raggiungendo i suoi obiettivi?
  • La situazione dei rischi si è modificata?
  • Il budget complessivo è confermato
  • Il progetto può avanzare allo stadio successivo?

Solo quando questi interrogativi hanno ricevuto una risposta esauriente e positiva è possibile procedere con le attività successive. In qualità di Project Manager è naturale voler vedere il progetto raggiungere il suo scopo originario, ma si deve tener conto sempre delle mutate circostanze e i confini tra uno stadio e l’altro sono appunto un momento per concentrarsi sul quadro generale.

Caratteristiche di una milestone

Come detto, una milestone coincide con il raggiungimento di obiettivi di progetto. Pertanto dovrebbe essere descritta con la logica SMART con cui viene normalmente definito un obiettivo. Nel seguito a questa verranno aggiunti ulteriori caratteristiche per renderla maggiormente implementabile ed efficace.

  • Specific. Ogni milestone deve essere specifica nelle sue finalità. Ciò significa che deve essere chiaro ciò che è richiesto e chi lo deve fare. Le milestones che non sono specifiche sono vaghe, confuse e soggette ad essere annullate. Pertanto, ogni milestone deve chiaramente implicare specifiche azioni da parte dei soggetti coinvolti.
  • Measureable. Il raggiungimento di una milestone deve risultare misurabile e verificabile nei tempi e nei contenuti. Questo può essere fatto con delle checklist volte in particolare ad evidenziare quali e quante delle attività a monte della milestone sono state completate e quante ancora no.
  • Achievable. La milestone è effettivamente raggiungibile? Questa è una domanda importante da porre. Se il traguardo è troppo grande o troppo contorto  allora è probabile non risulti raggiungibile. La chiave è quella di introdurre milestones che siano alla portata del team di progetto e vengano implicate azioni che sono facilmente comprensibili o parte di standard e prassi aziendali
  • Relevant. Può risultare ovvio che una milestone comporti il raggiungimento di un risultato significativo ma se sono implicati troppi aspetti fuori dello scope del progetto questo può far deragliare il progetto o produrre una caduta del commitment.
  • Time Bound and Trackable. Come ogni altro obiettivo di progetto, una milestone deve risultare tracciabile in termini di tempo. Non associare una milestone ad una precisa scadenza produce infatti una inevitabile tendenza alla procrastinazione.

Inoltre sulla base dell’esperienza è opportuno che una milestone abbia anche le seguenti caratteristiche:

  • Assignable. Una milestone deve essere caratterizzata da un set specifico di azioni in modo da poter essere assegnata ad un responsabile che ne curerà l’attuazione o ne verificherà il completamento. Se le responsabilità sono troppo diffuse e non chiaramente definite il risultato sarà uno scarso presidio dell’effettivo conseguimento dei risultati attesi.
  • Progressive. Le milestones di un progetto dovrebbero seguire un un percorso lineare di progressione. Ciò significa che, completando una milestone, si dovrebbero creare le condizioni per completare la successiva. Inserire milestones verso la fine del progetto che dipendono da quelle posizionate all’inizio può comportare un dover ritornare su quelle intermedie con un’inutile perdita di tempo. Una volta che una milestone è completata, dovrebbe essere finita al 100% e la prossima dovrebbe poi essere al 100% fattibile.