Ciclo di vita di progetto

Il ciclo di vita di un progetto descrive l’insieme delle fasi che un progetto attraversa dallo stadio di analisi di fattibilità al delivery di quanto pianificato e concordato con la committenza.

Il passaggio da una fase all’altra nell’ambito dello stesso progetto comporta solitamente una forma di trasferimento tecnico o passaggio di consegne. I deliverables ottenuti da una fase vengono generalmente analizzati per verificarne la completezza e l’accuratezza, per essere poi approvati prima che si proceda con la fase successiva del lavoro.

Inoltre non è del tutto inusuale che una fase, qualora si ritenga che i rischi siano accettabili, venga avviata prima dell’approvazione dei deliverable della fase precedente. Questa pratica della sovrapposizione di fasi, solitamente svolte in sequenza, è un possibile esempio di applicazione della tecnica di compressione della schedulazione, altrimenti detta “fast tracking”.

In qualsiasi specifico progetto, per ragioni di dimensioni, complessità, livello di rischio e vincoli di flusso di cassa, le fasi possono essere ulteriormente suddivise in sottofasi.

Definire il ciclo di vita del progetto può aiutare il responsabile di progetto a chiarire se sia opportuno considerare lo studio di fattibilità la prima fase del progetto o un progetto distinto e autonomo, analogo discorso vale per le altre fasi del progetto.

Ciclo di vita di progetto e ciclo gestionale

A volte sorgono dei problemi in quanto molti project manager tendono a far coincidere le fasi di un progetto con i gruppi di processi di project management: processi di avvio, di pianificazione, di esecuzione, di monitoraggio e controllo e di esecuzione.

Ciò conduce ad un fraintendimento di fondo in quanto questi ultimi rappresentano le modalità per governare un progetto e non le modalità per produrne i deliverable che invece seguono prassi consolidate secondo standard caratteristici di ogni settore in cui il progetto opera.

Si può quindi dire che esiste un ciclo di vita di progetto che è costituito dalle fasi di ingegnerizzazione e produzione ed un ciclo gestionale che invece consiste delle attività e processi svolti dal project manager e dai suoi assistenti per governare il progetto.

Volendo utilizzare una metafora si può dire che il ciclo di vita di un progetto costituisce la “catena di montaggio dei deliverable” mentre il ciclo gestionale (processi di project management) rappresenta il sistema di governo della “catena di montaggio”.

Come si vede nella figura riportata a fianco e riferita ad un tipico progetto di IT, la sequenza di fasi riportate in basso si riferisce al ciclo di vita del progetto mentre la sequenza riportata in alto si riferisce alle attività di gestione del progetto.

Inoltre nell’esempio fornito i processi gestionali sono applicati all’insieme del progetto e si sviluppano anch’essi in sequenza dall’inizio alla fine del progetto. Ciò è particolarmente vero per progetti di piccole dimensioni.

Più frequente è il caso in cui l’insieme dei gruppi di processi di project management vengono applicati per gestire ogni fase.

Pertanto avremo l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio e controllo e la chiusura di ciascuna fase prima che possa essere avviata la fase successiva nel ciclo di vita di un progetto.

Questa logica iterativa consente una gestione più efficace in quanto le informazioni per avviare e pianificare una fase sono disponibili solo alla fine della fase che precede.

Questo fatto consente quindi di essere più precisi nel formulare le ipotesi di avvio evitando così il rischio di una propagazione di errori a fronte di una macro-pianificazione di progetto. Ciò naturalmente deve però essere compatibile con quanto concordato con la committenza.