Qualsiasi progetto prima o poi presenta delle attività in ritardo. Il piano di progetto definisce la rotta inizialmente prevista ma ad un certo punto sorge la necessità di rivedere le ipotesi iniziali, attuare delle azioni correttive e gestire gli scostamenti di progetto
Questo fatto rende spesso le persone ansiose, soprattutto se non sono preparate a gestire gli imprevisti. E’ importante quindi comprendere cosa fare in queste situazioni per evitare di farsi travolgere dagli eventi senza fornire risposte e soluzioni adeguate alle casistiche che si possono presentare.
Prima di tutto si tratta di comprendere se le attività in ritardo sono attività critiche. Per attività critica si intende un’attività che fa parte del percorso critico e che non ha margini di slittamento nella schedulazione di progetto. Ciò significa che il ritardo dell’attività comporta un ritardo di pari valore di tutto il progetto.
Le attività critiche devono essere gestite al massimo livello di priorità in modo da contenerne l’impatto sull’intero progetto. Le attività che non fanno parte del percorso critico possono essere gestite ad un livello più basso di priorità almeno finché non diventano critiche anch’esse.
Naturalmente il modo migliore per gestire i ritardi è quello di prevenirli anticipando la loro manifestazione attraverso il monitoraggio e controllo del progetto che consente di evidenziare andamenti e tendenze che possono costituire un sintomo precoce di slittamenti ed errori di pianificazione. Affrontare queste situazioni al manifestarsi dei primi sintomi può consentire di avere sufficiente tempo per porvi rimedio ed evitare del tutto che l’attività ritardi.
A volte però si è costretti a prendere atto di un ritardo quando ormai questo si è consolidato ed occorre solo gestirne le conseguenze minimizzandone gli impatti. In tal senso, occorre prendere le necessarie contromisure:
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- Coinvolgere il team di progetto. E’ necessario convocare una riunione per individuare le azioni da svolgere per contenere e gestire il ritardo. E’ opportuno inviare ai partecipanti un quadro del problema e delle sue cause prima della riunione stessa in modo che le persone arrivino avendo già svolto una loro analisi e siano quindi in grado di proporre idee e dare un contributo al lavoro di gruppo.
- Individuare le priorità. Insieme con il team di progetto occorre individuare un piano di azione per gestire il ritardo ed allocare le responsabilità di attuazione del piano d’azione all’interno del team. Devono essere chiare le iniziative da prendere e chi se ne deve occupare. Inoltre deve essere chiara la sequenza ed il livello di priorità delle azioni correttive da intraprendere.
- Eliminare i colli di bottiglia. E’ importante che in queste situazioni ci si concentri su ciò che è essenziale evitando di svolgere attività non a valore aggiunto. Si può valutare se è possibile migliorare la situazione con interventi di fast tracking o di crashing in modo da comprimere la schedulazione di progetto e recuperare tempo prezioso.
- Ricercare il supporto esterno. Se non ci sono sufficienti risorse per gestire la situazione, occorre verificare se è possibile acquisire personale a contratto dall’esterno.
- Registrare le modifiche. Ogni volta che una modifica al piano originale è stata decisa, occorre registrarla nel registro delle issues di progetto in modo da tenerne traccia e memoria nel tempo.
- Tracciare i nuovi andamenti. Una volta definite le azioni da intraprendere è importante verificare minuziosamente gli esiti di ciascuna di esse in modo da anticipare ulteriori slittamenti ed introdurre per tempo aggiustamenti aggiuntivi.
- Comunicare la situazione agli stakeholders. E’ importante che sia le modifiche introdotte, sia i report sui nuovi andamenti vengano trasmessi a tutte le parti coinvolte nel progetto in modo da informarle e sollecitarne eventualmente un contributo alla soluzione dei problemi individuati.
- Coinvolgere gli altri contractors. Se il progetto prevede la partecipazione di altri contractors occorre avvisarli per tempo delle modifiche introdotte alla schedulazione che hanno impatto sulle loro attività. Questo può evitare contenziosi o la propagazione dei ritardi sui rami del progetto assegnati agli altri contractors.
- Mantenere la “big picture”. Una volta definite le azioni correttive è importante fare un passo indietro ed osservare serenamente il progetto nel suo complesso cercando di comprendere cosa poteva essere fatto per evitare l’accaduto, cercare di creare le premesse per evitare il ripetersi degli errori commessi e mantenere elevata la focalizzazione sugli obiettivi complessivi per cui il progetto è stato avviato.
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