Il successo di un progetto viene solitamente valutato in base al rispetto:
- degli obiettivi;
- dei tempi;
- del budget;
- della qualità dei prodotti intesa come conformità ai requisiti;
- degli standard di project management concordati con la committenza;
- delle aspettative dei vari stakeholder.
Ma questi fattori possono non essere sufficienti per analizzare il reale contributo al business da parte di un progetto.
La misurabilità del successo di un progetto in termini di obiettivi di business può essere determinata solo se in fase di avvio è stato predisposto un business case rispetto al quale valutare il raggiungimento o meno degli obiettivi nel rispetto dei vincoli assegnati.
Successo di un progetto e valore generato
Occorre che un’organizzazione precisi in modo chiaro fin dalla fase di avvio quali sono gli obiettivi di business che si ripromette di ottenere varando un progetto e le modalità per misurarne il raggiungimento. Ciò risulta utile sia nella fase di pianificazione che nel monitoraggio e controllo per verificare l’allineamento rispetto ai benefici attesi.
Poche organizzazioni sono però abituate a rivedere i risultati del progetto alla luce del business case iniziale.
Occorre in tal senso ricordare che:
- un progetto non finisce solo con il concludersi del delivery;
- alcuni benefici attesi si possono produrre anche a distanza di tempo dalla conclusione dei lavori;
- di conseguenza tali benefici debbono essere pianificati e misurati e deve essere chiaramente individuato un responsabile della loro verifica in corso d’opera e a distanza di tempo;
- in fase di chiusura del progetto deve essere svolto un audit per valutare il successo del progetto anche dal punto di vista degli obiettivi di business.
Tutto questo deve portare ad un miglioramento della capacità di contribuire al business da parte di ogni progetto e dell’accuratezza nel formulare le stime attraverso il business case.
Troppo spesso a tali iniziative vengono associati periodi di payback, IRR e NPV poco realistici. Per rendersi conto di questo è sufficiente svolgere un’analisi storica e retrospettiva della performance finanziaria dei progetti sviluppati da un’organizzazione.
Per questi motivi è importante che vengano assegnate le responsabilità per l’individuazione ed ottenimento dei benefici. In particolare, il Project Management Office dovrebbe curare la corretta definizione del business case ed i project manager dovrebbero essere incentivati a verificare in corso d’opera che tali benefici siano realmente conseguiti e comprendere che questo costituisce un fattore determinante per il successo di un progetto.
Inoltre. la fase di chiusura progetto è una grande opportunità per le organizzazioni per consolidare quanto appreso attraverso l’archiviazione della documentazione di progetto in modo da renderla condivisibile e disponibile per la pianificazione e lo svolgimento di progetti futuri.
Pertanto è importante acquisire anche le lesson learned relative al rapporto benefici attesi/benefici ottenuti. Aiuterà a migliorare nel tempo le capacità di stima di un’organizzazione e di conseguenza anche i propri obiettivi di business.
La generazione di benefici è strettamente collegata al valore generato per l’azienda e per la propria clientela ed è quindi determinante per il successo di un progetto.
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