Elaborati di progetto (Project Artifacts)

Nella settima edizione del PMBOK sono descritti 9 tipi di elaborati (artifacts) che un progetto è chiamato a produrre.

Ogni documento scritto prodotto da un’organizzazione per strutturare e supportare il flusso di lavoro di un progetto è considerato un artefatto.

Si tratta di documenti, deliverables, obiettivi, formati e templates sono tutti esempi di elaborati (artefatti) di project management.

Supportano i requisiti degli stakeholder, ne formalizzano le aspettative e allineano i progetti agli obiettivi dell’organizzazione.

Gli artefatti del progetto includono il project charter, un business case, analisi e studi nonché altre cose.

Gli artefatti del progetto delineano le attività necessarie per produrre i deliverable.

Poiché la maggior parte di questi elaborati sono documenti di progetto attivi, la maggior parte di essi può essere aggiornata.

La documentazione per il progetto è prodotta attraverso questi elaborati prodotti dal team in varie fasi del ciclo di vita del progetto.

Ruolo degli artefatti nella gestione del progetto

Sono essenziali nella gestione del progetto in quanto documentano gli obiettivi del progetto e i risultati finali.
Assicurano che un progetto sia completato e terminato in modo efficiente.
I project manager li utilizzano per valutare lo sviluppo di un progetto e aggiornare i piani, se necessario.
Gli artefatti del progetto aiutano nella pianificazione del progetto.
Facilitano la comunicazione tra le parti interessate.
Aiutano un project manager a gestire i rischi.
Supportano la pianificazione e l’allocazione delle risorse.
Tali elaborati rendono il progetto tracciabile.
Aiutano i project manager a incorporare facilmente le modifiche necessarie.

Tipologie di artefatti

Documenti strategici. Il Business Case, lo Studio di fattibilità, l’Analisi costi-benefici e altri documenti simili sono tutti esempi di elaborati legati alla strategia. Prima ancora che inizi il lavoro sul progetto, vengono prodotti gli artefatti strategici. Poiché sono concentrati sulla strategia generale del progetto, questi elaborati non cambiano con l’avanzare del lavoro.
Log e registri. Includono il registro degli stakeolder, il backlog, il registro dei problemi e il registro dei rischi. Un project manager può utilizzare questi artefatti per valutare a che punto è un progetto. Durante il ciclo di vita del progetto, questi registri subiranno numerose modifiche.
Piani. I piani sono artefatti essenziali di un progetto che i manager producono per eseguire il lavoro, monitorare lo stato di avanzamento e completare con successo il progetto. In particolare, il Piano di Project Management contiene una serie di piani di dettaglio che supportano l’implementazione del progetto.
Diagrammi gerarchici. Rappresentano il collegamento tra le varie componenti del progetto, come la Work Breakdown Structure, la Risk Breakdown Structure, la Organizational Breakdown Structure che sono tutte descritte utilizzando grafici gerarchici.
Documenti Baseline. Per Baseline si intende l’ultima versione approvata dei piani di progetto che verrà utilizzata per valutarne gli eventuali scostamenti in corso d’opera.
Dati e informazioni visive. Questa categoria include tutti i grafici e i documenti che contengono elementi grafici. Ciò include varie visualizzazioni come diagrammi di flusso, dashboard, matrice di tracciabilità dei requisiti e matrice di assegnazione delle responsabilità. Se utilizzate in modo appropriato, possono semplificare notevolmente il processo di comunicazione delle informazioni.
Rapporti. La gestione di un progetto implica la produzione e gestione di molti report. Il reporting di progetto include, ad esempio, gli stati di avanzamento, i rapporti sulla qualità ecc.
Accordi e contratti. Un progetto può richiedere diverse tipologie di accordi e contratti di appalto. Ad esempio, ordini di acquisto per l’acquisizione di materiali di consumo, contratti di appalto per l’acquisizione di servizi o il subappalto di lavori, ecc.
Altri elaborati. Nella seguente figura sono rappresentate anche altre tipologie di elaborati prodotti nelle varie fasi del progetto.