L’analisi o studio di fattibilità di un progetto normalmente precede la fase di avvio di un progetto dovendone valutare le motivazioni e l’opportunità.
Le valutazioni in essa contenute non sostituiscono in alcun modo quelle da produrre in fase di pianificazione. Ne costituiscono semmai la premessa e sono unicamente finalizzate a decidere se avviare o meno il progetto.
L’analisi di fattibilità di un progetto viene svolta a partire da dati e stime a livello macro in modo da non impegnare eccessivo tempo e risorse e l’impostazione dello studio è basata su una struttura di base indipendente dal tipo di progetto in quanto deve poter supportare:
- il confronto tra progetti similari nell’ottica di una gestione/selezione di portafoglio;
- la valutazione del contributo di ciascun progetto al business aziendale;
- l’individuazione di una corretta allocazione degli investimenti;
- la sostenibilità dei flussi di cassa associati a ciascun progetto.
Il documento ha la seguente articolazione:
- Precisazione dell’ambito di progetto (Scope). Questa sezione ha la finalità di definire i bisogni che il progetto si ripromette di soddisfare e le motivazioni da cui nasce nonché le aree di business da esso impattate. Vengono inoltre precisati i prodotti attesi dal progetto e le funzionalità di base di ciascun deliverable.
- Macro-requisiti. Questa sezione precisa le caratteristiche e i requisiti (funzionali, tecnici e qualitativi) di alto livello che ciascun deliverable deve soddisfare per poter essere implementato.
- Strategia. Questa sezione definisce l’approccio che si intende adottare per sviluppare il progetto e soddisfare i requisiti previsti. Delinea i processi di project management che intende adottare, gli standard di qualità e di produzione che dovranno essere recepiti dal progetto.
- Stime di massima. Questa sezione prende in considerazione una prima definizione delle attività da svolgere basandosi su dati storici o parere di esperti. Su questa base si procede successivamente a definire tempi e costi connessi.
- Valutazione. Costituisce la sezione più importante del documento dove viene svolta l’analisi del budget complessivo del progetto e della sostenibilità dei flussi di cassa. Nucleo centrale di questa valutazione di fattibilità è il Business Case in cui viene valutata l’effettiva utilità aziendale del progetto.
- Conclusioni. In questa sezione vengono riportate le considerazioni dei principali stakeholders, valutate eventuali alternative e le opzioni make-or-buy, ed infine la decisione se approvare o meno il progetto.
Una volta che il progetto è stato approvato, l’analisi di fattibilità costituirà la base per costruire il Project Charter e formalizzare l’incarico al Project Manager che a partire dalle indicazioni di massima in essa contenute dovrà sviluppare il piano di progetto che consentirà un’ulteriore verifica dell’attendibilità dell’analisi svolta.
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