Un dirigente ha responsabilità di supervisione e controllo all’interno di un’organizzazione.
Quando è coinvolto, oltre che nella gestione delle attività correnti, anche in progetti che riguardano il suo settore, deve contribuire alla costruzione del business case finalizzato a valutare l’opportunità di avviare o meno le iniziative in questione.
Inoltre il management di un’organizzazione deve svolgere alcuni compiti specifici che possono consentire ai progetti approvati di procedere agevolmente.
I manager funzionali devono consentire che alcuni loro collaboratori in possesso di competenze specifiche, utili ai fini di determinati progetti, possano partecipare ai lavori dei team di progetto in base ad obiettivi e tempistiche concordati.
La dirigenza può essere coinvolta direttamente nella partecipazione allo Steering Group di un progetto per aiutare a superare tutti quei problemi organizzativi per i quali il responsabile di progetto non ha sufficiente potere gerarchico per intervenire.
Aree chiave di responsabilità del management
Il management deve essere in grado di supportare il lavoro dei team di progetto assumendo un ruolo guida nelle seguenti aree:
- Sponsorship. Ogni progetto all’interno di una organizzazione inizia con un’idea. E’ difficile che un’idea vada lontano, senza il sostegno interno della persona giusta che trovi i fondi per finanziare lo sviluppo di quell’idea e del progetto che la realizzerà. Un dirigente che desidera fornire il patrocinio ad un progetto in modo che venga finanziato ha necessità di documentarne i benefici attraverso una analisi costi/benefici e, una volta che il progetto è stato ritenuto valido, costruire il project charter per incaricare il project manager.
- Escalation. Durante lo svolgimento di un progetto ci sono momenti in cui occorre prendere delle decisioni: varianti in corso d’opera, necessità di nuove risorse, superamento del budget, rinegoziazioni con la committenza. In alcuni casi il responsabile di progetto ha margini di manovra per intervenire, ma nella maggior parte di queste situazioni deve attivare una procedura di escalation per coinvolgere il management nel processo decisionale.
- Standard e asset organizzativi. Il management di un’organizzazione ha la responsabilità di decidere le politiche con cui dovranno essere gestiti i progetti. Si tratta quindi di definire gli standard di project management che dovranno essere rispettati da tutti i progetti ed i criteri di governance dei progetti. Nelle organizzazioni più grandi e strutturate questo sarà un compito del Project Management Office, mentre nelle realtà di dimensioni più piccole sarà un compito da affidare a consulenti esterni
- Monitoraggio. I ruoli dirigenziali impattati da un progetto dovrebbero essere interessati a valutare i progressi del progetto, il rispetto delle tempistiche e del budget. Essi devono quindi svolgere una attività di supervisione attraverso la partecipazione a momenti di revisione del progetto o attraverso la lettura dei report di avanzamento e dei report sulle prestazioni. I senior manager devono monitorare i progetti strategici con un impatto diretto sul business, mentre i middle-managers saranno coinvolti nel monitoraggio dei progetti cui sono direttamente interessati.
- Coaching. Chi ricopre un ruolo dirigenziale ha un bagaglio di esperienza molto utile per un project manager. Sia che si tratti dello sponsor del progetto, che di un membro dello Steering Group, un dirigente può fornire utili suggerimenti al responsabile di progetto per aiutarlo a muoversi meglio all’interno dei vari silos organizzativi.
- Qualificazione professionale. Per garantire il successo delle iniziative che una organizzazione deve avviare, è necessario individuare le professionalità migliori a tutti i livelli. In particolare, occorre definire un piano di qualificazione professionale dei project manager.
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