Report delle prestazioni

I report delle prestazioni di progetto secondo lo standard PMBOK vengono prodotti dal processo Monitorare e Controllare il lavoro di progetto.

I performance report organizzano e sintetizzano le informazioni prodotte dagli altri processi e presentano i risultati di ogni analisi in forma comparata con i documenti baseline.

In altri termini, i report delle prestazioni di progetto rappresentano ai vari stakeholder le informazioni sull’andamento del progetto in modo tale da facilitarne il processo decisionale e al tempo stesso organizzare il loro lavoro o quello delle risorse prestate al progetto sulla base delle evidenze riportate in ciascun report.

Dai report delle prestazioni emergono indicazioni sullo stato del progetto e sulla performance complessiva, per cui se il progetto non sta rispettando quanto pianificato il project manager insieme con gli stakeholder interessati possono decidere le azioni correttive riguardanti i fondi, le risorse e le tempistiche necessarie per completare il progetto.

La frequenza con cui i report vengono prodotti dipende dalle dimensioni del progetto e dal livello di criticità del progetto.

Progetti innovativi e mai svolti precedentemente oppure progetti con un budget consistente necessiteranno di un maggior livello di controllo. Progetti svolti ripetutamente e non impegnativi necessiteranno di un numero di rilevazioni inferiore.

La scelta della frequenza di reporting è comunque del project manager insieme con i vari stakeholder del progetto.

Struttura e contenuti dei report delle prestazioni

Anche il formato e la struttura dei contenuti devono essere decisi con i vari stakeholder in funzione delle loro esigenze di comunicazione. Frequenza e formati utilizzati andranno infatti inseriti nel piano della comunicazione di progetto.

La struttura di un report delle prestazioni contiene, oltre ad elementi descrittivi, anche informazioni rappresentate in modo grafico:

• Burndown Chart
• Curve ad S
• Diagrammi a barre
• Istogrammi
• Tabelle
• Run Chart

Il contenuto di un report delle prestazioni può includere le seguenti informazioni (elenco non esaustivo):

• la percentuale del lavoro completato nel periodo di riferimento;
• un bilancio del lavoro ancora da completare;
• i costi sostenuti nel periodo di riferimento;
• un bilancio dei fondi disponibili;
• un bilancio del tempo disponibile;
• i rischi analizzati che si sono presentati e quelli che non si sono presentati né si presenteranno;
• i nuovi rischi emersi nel periodo di riferimento;
• i rischi primari, secondari o residui rimanenti;
• i risultati dell’analisi della varianza (che emergono dalle modalità di calcolo dell’earned value) come schedule variance (SV), e cost variance (CV);
• gli indici di performance come schedule performance index (SPI), e cost performance index (CPI);
• le previsioni riguardanti i costi e le risorse finanziarie ed umane;
• le previsioni riguardanti i tempi di completamento di ciascuna attività e del progetto nel suo insieme;
• una sintesi delle richieste di modifica approvate nel periodo di riferimento.