Un responsabile di funzione può avere un ruolo determinante nel favorire lo svolgimento di un progetto.
Per responsabile funzionale si intende la persona che ha la responsabilità di un’area funzionale dell’azienda od organizzazione di cui fa parte anche il project manager.
Ogni funzione rappresenta una sorta di raggruppamento di tutti coloro che hanno competenze specifiche in un determinato ambito professionale. Ad esempio nella funzione commerciale sono presenti tutti coloro che si occupano di vendite, nel marketing tutti coloro che si occupano di marketing, nella funzione amministrativa tutti coloro che si occupano di amministrazione e così via….
Pertanto, i responsabili funzionali coinvolti in un progetto sono tra gli stakeholder più importanti del progetto e dovrebbero quindi essere inseriti nel registro degli stakeholder e dovrebbe essere svolta un’attenta analisi degli stakeholder per meglio comprendere il ruolo che ognuno di loro può avere nel progetto e il tipo di coinvolgimento da gestire.
Molte volte il project manager vede in un responsabile di funzione una possibile fonte di problemi in quanto ha spesso un ruolo gerarchico superiore al suo e quindi può esercitare delle pressioni sul progetto.
D’altra parte, proprio il potere che può avere un manager funzionale può essere di estremo aiuto al project manager nel risolvere alcuni problemi organizzativi che costellano il ciclo di vita di un progetto.
Un responsabile funzionale può essere coinvolto in un progetto in quanto:
- fornisce alcune delle sue risorse al progetto;
- può essere destinatario di alcuni deliverable del progetto (in particolare i deliverable documentali);
- può essere un cliente interno del progetto oppure l’utilizzatore finale del prodotto di un progetto.
Da ciò deriva l’importanza del ruolo dei responsabili di funzione coinvolti in un progetto e la necessità di individuare il modo migliore per gestire il loro coinvolgimento.
Coinvolgimento del responsabile di funzione
Al fine di meglio gestire il rapporto con questi manager funzionali, sarebbe opportuno inserirli in un comitato di coordinamento del progetto (steering group). La loro partecipazione può aiutare il project manager a:
- superare i problemi organizzativi su cui non ha sufficiente potere per intervenire;
- incidere sull’operato delle risorse assegnate al progetto su cui l’ultima parola spetta al responsabile di funzione cui la risorsa riporta;
- coinvolgere tutta l’organizzazione nel valutare l’avanzamento del progetto e nell’individuare gli accorgimenti organizzativi che possono favorirne il successo.
Oltre a coinvolgere nel comitato di coordinamento i manager funzionali che sono impattati dal progetto, il project manager dovrebbe inserirli anche nella RAM di progetto precisando il ruolo di supervisione che ciascun responsabile funzionale dovrà svolgere sul lavoro delle sue risorse assegnate al progetto.
Questo lavoro di supervisione aiuterà il project manager a tenere sotto controllo l’operato di ciascuna risorsa ed a coinvolgere il responsabile di funzione sui risultati ottenuti.
Al fine di rendere agevole la gestione di questa particolare tipologia di stakeholder, sarebbe opportuno che ogni responsabile funzionale partecipi a corsi di formazione sul project management non tanto perché debba svolgere il ruolo di project manager, quanto per meglio inquadrare il proprio ruolo nei progetti e condividere il lessico e le categorie logiche caratteristici del lavorare per progetti.
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