Varianti di progetto

Durante la fase di realizzazione emergono una serie di richieste di modifica che, se approvate, producono varianti di progetto.

Possono dipendere da necessità di adeguamento che si manifestano man mano che i lavori procedono oppure da vere e proprie necessità di ridefinizione od ampliamento dei lavori.

Nello svolgimento della professione di project manager la capacità di gestire le modifiche in corso d’opera (rispetto alla pianificazione iniziale) costituisce un’area di competenza fondamentale.

Le modifiche dell’ambito (inteso come l’insieme delle componenti da realizzare) costituiscono una problematica delicata perché possono mettere in discussione i vincoli contrattuali e d’altra parte costituiscono un’opportunità per estensioni dei lavori o avvio di ulteriori progetti.

Quindi è importante che un project manager abbia ben chiaro come evitare l’emergere indiscriminato di richieste di modifica e di varianti di progetto in assenza di un’analisi degli impatti, dei costi e della eventuale necessità di rinegoziazione degli accordi iniziali.

Perciò occorre definire una procedura di change management da applicare in tutte le situazioni in cui si desideri valutare l’opportunità di introdurre delle modifiche.

Deve essere creato prima di tutto un modulo standard di richiesta (cartaceo oppure on-line) da gestire mediante la suddetta procedura.

Il modulo dovrà contenere alcune informazioni di base che verranno completate ed integrate man mano che il documento attraversa i vari stadi di avanzamento (apertura della richiesta, assegnazione per analisi, analisi completata, valutazione, approvazione/rifiuto, applicazione, revisione, follow-up).

Tali informazioni riguardano:

• motivazioni delle varianti di progetto;
• soluzioni ipotizzate;
• impatti e rischi connessi;
• risorse richieste;
• tempi di realizzazione;
• costi;
• vantaggi/svantaggi;
• modifiche contrattuali richieste.

Procedura di gestione delle varianti di progetto

La procedura deve consentire di tracciare tutti i vari passaggi per assicurare coerenza ed una puntuale gestione delle aspettative degli stakeholder.

Ogni richiesta di modifica deve seguire questa procedura e quindi non possono essere ammesse deviazioni da parte del team di progetto e degli altri stakeholder.

Quando è necessario ridefinire l’ambito, ogni modifica deve essere approvata dal management anche coinvolgendo nuovamente il cliente finale.

Questo modo di operare non deve essere percepito dalle persone come un eccesso di burocrazia ma come uno strumento per regolare i comportamenti delle parti coinvolte nei lavori in modo da evitare iniziative non autorizzate.

Ciò riguarda in particolar modo quelle varianti di progetto che possono costituire opportunità di sviluppo del business che possono concretizzarsi in estensioni e nuovi progetti.

Spesso queste opportunità vengono perse a causa dell’errato convincimento che le modifiche richieste siano comprese dell’ambito del progetto in corso mentre con un’analisi approfondita può essere dimostrato che non ne fanno parte e devono essere aggiunte e quotate separatamente.

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