Con l’espressione “Project Portfolio Governance” si fa riferimento alle politiche che un’organizzazione decide di adottare per gestire, valutare e monitorare il proprio portafoglio progetti e la sua performance.
La definizione di un buon sistema di governance consente di migliorare l’allineamento tra progetti ed obiettivi strategici e pertanto vale il tempo prezioso per una sua messa a punto.
In tal senso, il sistema di governance contiene al suo interno tutto ciò che è necessario per velocizzare e rendere efficace il processo decisionale in merito ai progetti gestiti favorendo così anche il commitment.
Ogni organizzazione deve formalizzare il suo sistema per la governance dei progetti in un documento che illustra le politiche e i meccanismi organizzativi necessari concentrandosi in particolare sulle due aree: Persone e Processi.
Governance delle Persone e delle Strutture
Questo ambito implica le modalità con cui le persone collaborano per raggiungere i risultati nei progetti ed include:
- Definizione di ruoli e Responsabilità – definisce le modalità per allocare le risorse e convogliarle nell’organizzazione di progetto
- Responsabilità esterne – definisce ciò che è opportuno fare all’interno dell’organizzazione e ciò che è opportuno affidare a terzi
- Canali di Comunicazione – definisce le strutture formali di comunicazione quali comitati, forum, gruppi di qualità da utilizzare come base comune per la comunicazione all’interno dei progetti e tra questi ed il resto dell’organizzazione. Questi canali devono avere obiettivi chiari e non sovrapporsi.
Governance dei Processi
- Metodologie Operative – definisce i metodi e gli standards che l’organizzazione ha deciso di adottare (es. contract management, gestione degli appalti, metodologie di project management e di gestione dei rischi, la gestione finanziaria, il servizio al cliente e le politiche di gestione del cambiamento).
- Metodologie di Sviluppo – descrive le modalità con cui ciascun settore organizzativo è chiamato a produrre nei progetti i deliverables richiesti in base a standard di settore su cui svolgere azioni di quality assurance & control.
- Standards – descrive o recepisce le politiche e gli standard aziendali, di settore ed il sistema qualità. Ogni progetto deve recepire e applicare tali standard senza ridefinirli di volta in volta in modo da concentrarsi sugli aspetti specifici, unici ed innovativi di ciascun progetto.
Meccanismi per la Compliance
Per verificare il rispetto dei suddetti elementi è opportuno definire all’interno del documento che descrive il sistema di governance dei progetti:
- le funzioni preposte alla verifica;
- i controlli;
- le modalità di audit e gli strumenti utilizzati;
- le metriche utilizzate per verificare il raggiungimento degli obiettivi di governance.
I benefici indotti dal sistema di Governance
- Processi e procedure standardizzati che consentono un miglior svolgimento delle attività di Project Management
- Un miglior ritorno di investimento sul tempo e denaro spesi nelle attività di gestione
- Un più efficace allineamento dei progetti con gli obiettivi aziendali
- Una più consistente applicazione di politiche e strategie
- Responsabilità e trasparenza nel processo decisionale
Il Team di Governance
Oltre al documento che descrive i requisiti della governance, le organizzazioni di maggiori dimensioni disporranno anche di un Project Steering Committee il cui ruolo è fondamentale nell’aiutare un Project Manager a risolvere quei problemi organizzativi su cui non ha sufficiente potere per intervenire.
Lo Steering Committee è usualmente composto da stakeholders ed ha il compito di supportare il team di progetto e di verificare appunto che le politiche di governance siano rispettate lungo tutto il ciclo di vita di un progetto così come descritto nella specifica sezione di questo sito sui criteri di Gestione progetti.
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