Il comitato direttivo è l’organo decisionale di più alto livello in un progetto.
Fornisce supporto per superare i problemi organizzativi per i quali il project manager non ha sufficiente potere per intervenire. E supervisiona l’andamento del progetto per approvare le modalità di svolgimento dei lavori e dell’intero processo di delivery.
Il Comitato di coordinamento non è sempre presente in tutti i progetti. Nei progetti più piccoli o con un basso impatto economico ed organizzativo può non essere ritenuto necessario. E’ comunque da ritenersi sempre un ausilio per il responsabile di progetto poter disporre del supporto di uno Steering Committee (o Steering Group).
In tal senso il Project Manager e lo Sponsor del progetto possono decidere insieme chi far partecipare al Comitato di Coordinamento. Non si tratta di un organismo burocratico e autoreferenziale. Il suo ruolo è di facilitare il problem solving nelle situazioni organizzative complesse. Pertanto la sua composizione deve essere snella.
Come minimo deve essere composto dai responsabili delle risorse prestate al progetto per facilitarne il coordinamento. Inoltre possono essere chiamati a partecipare allo Steering Committee alcuni esperti interni ed esterni, consulenti, e manager di alto livello. L’importante è che tutti coloro che partecipano siano consapevoli di svolgere un ruolo di supporto e di coordinamento del progetto che richiede loro un certo impegno di tempo e di energie. E’ compito del project manager dettagliare questo impegno nel piano della comunicazione sia in termini di frequenza dei momenti di incontro che di compiti da svolgere.
Lo Steering Group è anche l’organo decisionale che autorizza il passaggio da una fase all’altra del progetto in base a dei major review basati sulle informazioni di avanzamento fornite dal project manager. Autorizza inoltre la chiusura del progetto.
Il ruolo di supporto del Comitato di Coordinamento
Più un progetto o un programma sono importanti per un’organizzazione e più vitale è il ruolo dello Steering Committee nel sostenere attivamente il Project Manager o il Program Manager; ma, paradossalmente, è proprio questo il ruolo che è più spesso frainteso o semplicemente trascurato in molte organizzazioni.
Troppo spesso, a causa dell’importanza di un’iniziativa, il comitato direttivo ricerca un grado di controllo che dovrebbe risiedere nelle mani del Project Manager o Program Manager, con il risultato che finisce per interessarsi della “micro-gestione”. Molti “incontri mensili” riflettono questo atteggiamento e finiscono per affrontare aspetti di cui si dovrebbe occupare il responsabile di progetto mentre vengono trascurate decisioni di tipo più strategico.
E’ un dato di fatto che le energie dei componenti del Comitato di Coordinamento siano spese meglio nel garantire che le risorse necessarie vengano rese disponibili, come richiesto soprattutto in organizzazioni a “matrice” dove le risorse umane chiave risiedono all’interno di funzioni e sono solo “prestate” di volta in volta ai vari progetti e programmi. I membri dello Steering Committee dovrebbero usare la loro posizione e influenza per aiutare i progetti a superare molti ostacoli che l’approccio a matrice crea (ad esempio, i casi di conflitto tra le priorità dei progetti e le priorità delle singole funzioni).
Inoltre non è raro il caso che determinate risorse vengano ritirate da un progetto e riassegnate ad altri lavori con poco preavviso.
Queste situazioni creano molti problemi all’avanzamento di un progetto e non possono essere risolte una per una. E’ necessario coinvolgere il Comitato di Coordinamento in tutti questi casi in modo da avere un processo decisionale allargato a tutti coloro che hanno responsabilità nel determinarsi di queste situazioni.
Se, come precedentemente indicato, fanno parte dello Steering Group i responsabili delle risorse prestate al progetto, è più semplice per il project manager affrontare queste questioni nell’ambito di un incontro collegiale piuttosto che in negoziazioni “uno a uno” in cui avrebbe poco potere per spuntarla.
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