Tipologie di risorse

Quando si avvia un’iniziativa è necessario considerare quali sono le diverse tipologie di risorse di progetto necessarie.

Una attenta programmazione di ciò che occorre per consentire lo svolgimento dei lavori è fondamentale per evitare di rimanere bloccati a metà e dover chiedere successivamente ulteriore supporto.

Naturalmente le dimensioni del progetto ed i vincoli di tempo, costo e qualità fissano il tipo e la quantità di risorse necessarie.

Durante lo svolgimento dei lavori andranno poi gestite in modo da ottimizzarne l’utilizzo in conformità con quanto pianificato e valutando anche le varianti che spesso si presentano in corso d’opera.

Una definizione analitica delle risorse è quindi propedeutica alla gestione dell’intero ciclo di vita.

Per ciascuna di esse occorre quindi descriverne in dettaglio la tipologia, la quantità richiesta e quando devono essere rese disponibili.

Con riferimento a queste informazioni, occorre poi attivare la procedura interna ad un’organizzazione per richiederle in modo che possano essere di fatto utilizzate nel progetto. Tali richieste possono coinvolgere la funzione del personale, la logistica e l’ufficio acquisti (se devono essere approvvigionate dall’esterno).

Tipi di risorse

Una volta chiarite quali sono le attività da svolgere ed i deliverable da produrre, devono essere specificati:

• Personale. Normalmente un team di progetto è un gruppo di persone che non dovranno lavorare da sole. La parte di gestione del team è spesso la parte più difficile proprio perché, oltre a gestirne le dinamiche interne, occorre anche gestirne i rapporti con i diversi stakeholder. Gestire il carico di lavoro può essere difficile quando il dimensionamento del personale non è stato fatto in modo accurato. Occorrono specifiche competenze e tutti devono conoscere gli obiettivi del progetto e i contenuti delle attività loro affidate. E’ quindi importante capire chi è necessario e in quale momento.
• Capitali. Un progetto ha bisogno di denaro per finanziarne i lavori. Ma è importante non solo il budget complessivo ma anche i flussi finanziari in entrata ed uscita dal progetto perché non si creino sbilanciamenti e periodi di tempo in cui si è costretti a sostenere oneri finanziari. Occorre quindi verificare con il management le aspettative e le opzioni sul piano finanziario. E’ importante che ci sia un’idea realistica sui costi di progetto altrimenti ad un certo punto ci si troverà nelle condizioni di non riuscire a svolgere tutto il lavoro.
• Mezzi e materiali. Tra le risorse di un progetto queste sono quelle che spesso devono essere acquisite dall’esterno e quindi i tempi e le modalità di approvvigionamento non sono indifferenti rispetto al buon esito dei lavori. Attrezzature e macchinari, hardware, cavi, interruttori, licenze software, materiale per edilizia ed impiantistica, mezzi di trasporto ecc. devono essere acquisiti e disposti sul campo prima di essere utilizzati. Pertanto occorre pianificarne per tempo l’acquisizione con la collaborazione dell’ufficio acquisti e della logistica. In altri casi si tratta di materiali di cui l’azienda già dispone o che addirittura produce ma di cui comunque occorre organizzare la messa in opera.