Revisione di progetto

revisione di progettoDurante le varie fasi che compongono il ciclo di vita di un progetto è opportuno procedere periodicamente ad una revisione complessiva del progetto stesso.

L’attività di revisione di progetto si va ad aggiungere al normale monitoraggio e controllo del progetto e costituisce una sorta di checkpoint con la finalità di validare il lavoro svolto fino a quel punto, verificare l’opportunità di procedere con i lavori ed abilitare eventualmente lo svolgimento del lavoro relativo alla fase successiva.

Ogni momento di revisione deve vedere quindi il coinvolgimento del project manager e dei principali stakeholders tra cui lo sponsor di progetto ed i componenti dello steering group.

La revisione di progetto deve costituire un’occasione per analizzare in corso d’opera le modalità con cui il progetto è condotto e costituisce quindi un importante momento di valutazione dell’operato del project manager.

Costituisce anche un momento in cui il project manager può segnalare le criticità presenti o future ed ottenere supporto dal comitato di controllo (steering group) per decidere le azioni da svolgere in tutti quei casi in cui non dispone di potere sufficiente per intervenire.

Attività di revisione di progetto

Le principali occasioni di revisione sono costituite da:

  • Presentazione dei requisiti e della descrizione d’ambito. La discussione dello Scope Statement è un importante occasione per rivedere i deliverables, i loro requisiti e le modalità previste per la gestione di un progetto. E’ anche l’occasione per il project manager per precisare le cautele che intravede nello svolgimento del lavoro e per cominciare a negoziare le risorse necessarie. La produzione del documento avviene a valle della raccolta e analisi dei requisiti che consente di per sé di verificare le ipotesi iniziali fatte in fase di avvio del progetto ed analizzarne la fattibilità.
  • Presentazione del piano di progetto. La discussione del piano di progetto con i principali stakeholders costituisce un momento importante in cui analizzare in dettaglio i principali documenti di progetto per verificare ulteriormente le condizioni di fattibilità del progetto e procedere ad una serie di decisioni riguardanti i vincoli, i rischi, le risorse ed il budget da allocare.
  • Riunione di Kick-off. Il Kick-off di avvio progetto costituisce un momento di incontro con il team di progetto in cui presentare il piano di progetto, una volta che esso è stato approvato, al team di progetto per illustrarne le modalità operative, le responsabilità coinvolte e raccogliere suggerimenti ed obiezioni prima di procedere con la fase di realizzazione vera e propria del progetto. Non tutti i componenti del team di progetto possono essere stati coinvolti nella precedente fase di pianificazione, per cui questo momento di incontro costituisce un importante occasione per allineare le conoscenze di tutti e raccogliere le eventuali osservazioni di coloro che prendono visione del piano per la prima volta.
  • Principali milestones di progetto. Lo svolgimento dei lavori deve essere intervallato da una serie di milestone aventi come finalità quella di verificare che porzioni importanti del progetto ed i deliverables corrispondenti vengano sviluppati nel rispetto dei requisiti inizialmente concordati.
  • Test e rilasci. In fase di realizzazione il rilascio di ogni deliverable deve essere preceduto da una serie di test che verifichino la rispondenza di ciascuno di essi alle specifiche concordate e definite nel piano di project management. Ciascuno di questi rilasci è un’occasione per rivedere il lavoro svolto ed introdurre modifiche che evitino il ripetersi degli eventuali problemi riscontrati. Inoltre, prima di procedere all’effettivo rilascio di quanto prodotto, è necessario acquisire le necessarie autorizzazioni ed approvazioni del cliente finale che può richiedere anche una revisione complessiva dei lavori.
  • Passaggio in produzione. Una volta rilasciati, i prodotti di un progetto debbono essere presi in consegna da coloro che li dovranno utilizzare. Questa fase può comportare a volte dei disallineamenti soprattutto se chi si occupa del roll-out non è stato preliminarmente coinvolto. Può accadere quindi di scoprire solo a questo punto che è necessario rivedere alcuni aspetti che possono essere stati trascurati e procedere ad alcune rilavorazioni.
  • Valutazione finale. In sede di chiusura di un progetto è opportuno rivedere il lavoro complessivamente svolto per analizzarne serenamente le prestazioni ottenute  e le lezioni apprese in modo che possano essere di utilità per i progetti futuri.