Lavorare per progetti

Lavorare per progetti è tipico di tutte quelle realtà che necessitano di raggiungere determinati obiettivi o rilasciare determinati prodotti in un certo arco temporale.

Ciò richiede di adottare un’organizzazione che favorisca questo tipo di approccio ed una metodologia per gestire i lavori.

Per Metodologia di Project Management si intende l’insieme dei processi, delle tecniche e delle conoscenze necessarie a governare le fasi del ciclo di vita di un progetto assicurando il raggiungimento degli obiettivi ed il rilascio dei prodotti previsti.

Ciò è particolarmente importante nella congiuntura economica attuale caratterizzata dalla globalizzazione dei mercati, dalla internazionalizzazione delle imprese, dalla riduzione del ciclo di vita di prodotti e progetti, con una forte accelerazione nell’innovazione tecnologica e dei processi di produzione.

La necessità di adeguarsi ad un trend competitivo che richiede di fare sempre di più con meno risorse ha portato le imprese a ricercare spazi di innovazione in ogni settore e la presenza ed utilizzo diffuso di una metodologia di project management ha assunto un ruolo fondamentale all’interno di molte organizzazioni come insieme di prassi finalizzate all’ottimizzazione del delivery ed al miglioramento organizzativo.

Per progetto si intende uno sforzo temporaneo compiuto attraverso uomini, risorse e strutture organizzative per raggiungere obiettivi specifici entro precisi limiti di tempo, costo, qualità e risorse.

Quindi elemento fondamentale di un progetto è proprio il fatto di essere un insieme di attività con un preciso “perimetro” in termini temporali, economici e di risorse coinvolte. Questo differenzia il lavorare per progetti dalle altre attività correnti svolte in un’organizzazione.

Caratteristiche del lavorare per progetti

Caratteristica di questo approccio gestionale è la costituzione di un sistema di ruoli e di gruppi di lavoro interfunzionali, costituiti cioè da persone provenienti da funzioni aziendali differenti e collocate gerarchicamente su vari livelli e selezionate in base alle competenze necessarie al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Lo sviluppo di un progetto normalmente si aggiunge alle normali attività aziendali che i componenti del team di progetto devono continuare a svolgere in relazione al ruolo che ricoprono.

Lavorare per progetti comporta per i responsabili di progetto di seguire in modo rigoroso la metodologia di project management adottata e di porre una forte attenzione alle possibili cause di conflitto tra le priorità indotte dal progetto e quelle dei settori di appartenenza dei componenti il team di progetto.

In questo contesto ogni Project Manager deve essere in grado di lavorare per ridurre al minimo queste forze frenanti ed al contempo sviluppare quelle favorevoli, al fine di favorire il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Una chiara identificazione di tutte le parti coinvolte nel progetto e delle loro aspettative, una attenta analisi dei requisiti di ciò che il progetto deve produrre ed una contemporanea valutazione della compatibilità con i vincoli di tempo, costo, qualità e risorse costituiscono quindi l’essenza del lavoro di analisi e pianificazione che deve essere svolto prima di avviare ogni iniziativa.

Un ruolo particolare assume il coinvolgimento e sostegno da parte della direzione aziendale nei confronti del progetto che altrimenti corre il pericolo di non risultare allineato con gli obiettivi aziendali o non avere adeguata priorità: è questa una delle cause che porta spesso al fallimento di una iniziativa.

Lavorare per progetti implica, in particolare, la definizione all’interno della metodologia delle modalità per gestire i processi di:

• Avvio
• Pianificazione
• Realizzazione
• Monitoraggio e Controllo
• Chiusura delle attività

Avvio di progetto

Lo start-up di un progetto ha come finalità la definizione delle variabili chiave su cui il team di progetto dovrà lavorare.
Comprende il momento di incarico formale del Project Manager e di formalizzazione del Project Charter in cui vengono delineati in termini generali gli obiettivi, gli stakeholders del progetto e le loro aspettative nei confronti del progetto stesso.

Questo documento dovrà essere recepito dal Project Manager che dovrà ulteriormente svilupparlo nella successiva fase di pianificazione.

La Pianificazione di progetto

La pianificazione di un progetto costituisce un punto importante dell’applicazione della metodologia di project management il cui fine è l’individuazione della strategia complessiva di project management a partire dagli obiettivi e dai vincoli prefissati.

In primo luogo è quindi necessario riesaminare il project charter e definire in modo chiaro, preciso e misurabile gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Questo momento riveste un’importanza fondamentale in quanto solo obiettivi realistici e chiaramente esplicitati consentono al team di progetto di lavorare proficuamente.

Una volta definiti gli obiettivi, si può passare ad analizzare i requisiti dei prodotti o deliverable che un progetto dovrà rilasciare durante il suo svolgimento ed i flussi di lavoro necessari alla loro produzione. Ciò dovrà essere fatto coinvolgendo tutti gli stakeholders del progetto per farne emergere le aspettative ed anticipare possibili obiezioni o resistenze.

Una volta definite le specifiche tecniche dei vari deliverable si può passare a definire le attività da svolgere ed i collegamenti ed i vincoli logici e temporali tra una attività e l’altra.

La definizione delle attività e delle loro relazioni consente contemporaneamente di mettere a fuoco le competenze necessarie al loro svolgimento e quindi le risorse necessarie per quantità e qualità.

Questa disaggregazione gerarchica del lavoro si rivela utile perché permette di lavorare per progetti sviluppando un piano completo e dettagliato riducendo al minimo eventuali errori o dimenticanze nell’attribuzione delle responsabilità, e rendendo più semplice e puntuale l’attività di controllo in fase di avanzamento del progetto.

Intercettare possibili errori in fase di pianificazione è più facile e meno oneroso di doverli gestire in fase di realizzazione quando il numero delle risorse coinvolte e gli impatti organizzativi di quegli errori fanno aumentare il costo delle modifiche e dei rifacimenti.

Al termine della pianificazione verrà quindi prodotto il piano di project management che a sua volta sarà composto dai piani di dettaglio riguardanti:

• i deliverable da rilasciare;
• i tempi di realizzazione;
• i costi e l’andamento del flusso di cassa;
• la qualità;
• i rischi e le azioni da mettere in campo a fronte del loro emergere;
• le risorse (persone, mezzi, materiali e fonti di finanziamento);
• gli approvvigionamenti dei beni e servizi da acquisire all’esterno per lo svolgimento del progetto.

Rischi di progetto

Lavorare per progetti implica di dover prendere in considerazione anche i rischi collegati ad un determinato progetto

Per rischi si intendono quegli eventi potenziali che possono cambiare l’andamento di un progetto rispetto a quanto previsto in fase di pianificazione. Ciò non riguarda solo gli eventi con impatto negativo ma anche qualli con impatto positivo od opportunità.

L’identificazione e la successiva analisi dei rischi costituiscono quindi passaggi importanti attraverso cui è possibile valutare probabilità di accadimento e impatti sul progetto al fine di minimizzarne le conseguenze negative e sviluppare quelle eventualmente positive.

In particolare i principali vantaggi derivanti dall’analisi dei rischi riguardano:

• la miglior comprensione degli aspetti chiave da gestire per raggiungere il successo;
• l’identificazione più chiara delle azioni che devono essere intraprese per contenere i rischi;
• l’individuazione delle responsabilità connesse con la gestione dei rischi e delle strategie di risposta;
• la determinazione di riserve finanziarie per poter gestire le situazioni di crisi.

Tuttavia occorre considerare che la percezione del rischio è estremamente soggettiva.  E’ infatti esistono persone e culture organizzative con una diversa propensione rispetto alla stessa tipologia di rischio.

La Realizzazione di un progetto

Una volta completata la pianificazione ed approvato il piano di project management si può passare alla realizzazione vera e propria del progetto che consisterà nella produzione dei deliverable pianificati.

Il Project Manager avrà cura di coinvolgere in una prima riunione di kickoff il team di progetto per presentare il piano ed i documenti di dettaglio che fissano le attività da svolgere e le responsabilità di attuazione. E’ importante in questo momento iniziale che ogni componente del team di progetto comprenda il lavoro che deve svolgere e riconosca nel Project Manager l’autorevolezza necessaria a governare il progetto.

La competenza tecnica e professionale non è infatti sufficiente ad assicurare il successo se gli aspetti gestionali sono poco presidiati e non è stata adottata una metodologia di project management.

Allo stesso modo, nessun sostegno da parte della direzione può assicurare il successo se manca la competenza professionale, soprattutto nella fase di realizzazione.

Molti sottovalutano le difficoltà che si possono incontrare nel far collaborare le persone: questo compito è ancora più difficile se esse non hanno mai lavorato insieme in precedenza. I componenti del gruppo di progetto possono essere abituati a lavorare con regole e procedure diverse o essere orientati a produrre documenti con modalità differenti da quanto richiesto.

Ciò riduce le possibilità di sviluppare una collaborazione proficua e di trarre beneficio dalle rispettive esperienze. Risulta ridotta anche la flessibilità del responsabile di progetto per la difficoltà di trasferimento di persone da un task ad un altro. Di fatto ostacola la possibilità di lavorare per progetti.

È inoltre fisiologico che si abbiano variazioni durante l’esecuzione di un progetto: le modifiche e le riconfigurazioni non controllate dei deliverable di progetto possono tuttavia risultare fatali, perché i partecipanti vengono coinvolti in una spirale perversa di continue ripianificazioni. E’ quindi necessario che le modifiche avvengano in modo controllato e coordinato e siano incluse nel piano solo dopo essere state opportunamente qualificate e approvate.

In tal senso, la disponibilità di una procedura di change management e di un software di project management che consenta di variare facilmente e rapidamente la schedulazione delle attività, costituisce un elemento fondamentale per la buona riuscita dell’intervento: è, infatti, molto difficile calcolare in altro modo l’impatto di tali variazioni in termini di utilizzo del tempo, di utilizzo delle risorse, di impegno di budget.

Il Monitoraggio e Controllo

Il controllo di un progetto non può limitarsi solo all’attività di supervisione e di produzione di rendiconti sull’avanzamento dei lavori altrimenti finisce per trasformarsi in un rituale che viene celebrato solo perché previsto dalla metodologia oppure perché richiesto dalla direzione piuttosto che un’attività da prendere in seria considerazione al fine di valutare le conseguenze degli scostamenti dal piano e attuare le azioni per eliminarli o ridurli.

Il controllo di un progetto è un’attività estremamente importante che deve consentire di monitorare costantemente l’avanzamento del progetto, misurare la performance dei gruppi di lavoro e controllare che gli obiettivi prefissati siano realistici e raggiungibili.  Il monitoraggio e controllo, insieme con l’attività di pianificazione, costituiscono le componenti più significative dell’applicazione di una metodologia di project management.

Lo scopo del monitoraggio di un progetto è l’evidenziazione delle deviazioni rispetto al piano e delle possibili azioni correttive e delle risorse da coinvolgere prima che la situazione diventi irrecuperabile. Deve, cioè, consentire una revisione di parte delle attività analizzando in maniera approfondita le cause che hanno portato ad eventuali scostamenti rispetto a quanto prestabilito in sede di pianificazione in termini di costi, di tempi, qualità e risorse.

Tutto ciò implica una raccolta metodica e strutturata delle informazioni relative alle risorse coinvolte nel progetto in termini di tempo speso per attività e costi sostenuti. E’ importante definire a priori la periodicità per la raccolta di queste informazioni: tale frequenza è strettamente collegata al livello di dettaglio con cui si vuole tener traccia del progetto che a sua volta dipende dalle dimensioni, dall’importanza e novità del progetto.

Una raccolta di dati con una periodicità troppo accentuata può risultare improduttiva e portare ad informazioni non attendibili mentre una raccolta poco frequente può portare ad una carenza di controllo del progetto. Occorre tener presente che la propensione delle persone ad investire tempo per fornire informazioni è spesso limitata. E’ compito del responsabile di progetto individuare il mix ideale tra livello di dettaglio, frequenza ed impegno richiesto a chi deve fornire tali informazioni in modo da non costituire ostacolo per l’attività operativa.

L’attività di controllo non deve quindi essere vista solo come una semplice consuntivazione ma soprattutto come una modalità per anticipare eventuali crisi e per attuare tempestivamente gli interventi correttivi. In questo senso è alla base del lavorare per progetti.

Tali azioni possono riguardare:

• la ridefinizione del carico di lavoro;
• l’aggiunta o spostamento di risorse;
• la ridefinizione della tempistica di alcune attività;
• la ridefinizione di alcuni deliverable;
• la ridefinizione del budget di progetto;
• in alcuni casi la rinegoziazione dei vincoli contrattuali.

Chiusura del progetto

Una volta completati i lavori e consegnati tutti i deliverable di progetto previsti, prima di procedere alla chiusura del progetto è necessario procedere ad una verifica complessiva dei risultati ottenuti in rapporto agli obiettivi e del livello di soddisfazione degli stakeholders ed in particolare del cliente finale del progetto.

Questa analisi può dar vita ad eventuali integrazioni o estensioni del progetto, quindi può avere anche una decisa valenza commerciale. Inoltre può consentire di formalizzare quanto di positivo o negativo è stato appreso nello svolgimento del progetto affinché possa essere riutilizzato in progetti futuri.

Una volta verificato l’effettivo completamento dei lavori, si può procedere alle attività di archiviazione di tutti i documenti, di chiusura commessa e di valutazione e rilascio delle risorse allocate sul progetto.