Come gestire progetti con scadenze inderogabili

scadenze inderogabiliPuò capitare di dover gestire progetti con date di completamento inderogabili.

In tutti i progetti i vari stakeholder sono particolarmente attenti al rispetto dei termini di consegna. Ma in alcune iniziative ciò è ancora più vero.

Progetti acquisiti tramite gare che prevedono penali a fronte di ritardi.

Oppure progetti finalizzati a realizzare prodotti la cui data di lancio è stata pubblicata oppure che debbono essere immessi sul mercato entro un certo tempo per anticipare la concorrenza.

Naturalmente in tutte queste casistiche una attenta pianificazione ricopre un ruolo fondamentale sia per garantire il rispetto dei termini concordati, sia per proteggersi dai rischi che tutto ciò può comportare.

Un aspetto molto importante è individuare il percorso critico del progetto e le attività critiche.

Il percorso critico condiziona la durata del progetto e le attività critiche sono quelle il cui eventuale ritardo si traduce immediatamente in un corrispondente ritardo del progetto.

Differenziare attività critiche da attività non critiche consente, se necessario, di spostare in corso d’opera risorse da attività non critiche ad attività critiche in modo da contenere i possibili ritardi del progetto.

In questo modo è possibile effettuare un intervento di crashing del progetto riducendo la durata di attività critiche aumentando le risorse ad esse dedicate in modo da contenere o eliminare i ritardi.

Oppure si può verificare se esiste la possibilità di svolgere alcune attività in parallelo (fast tracking).

Nel caso non si riuscisse ad attuare questi interventi a protezione della data di consegna ed un ritardo appaia inevitabile è opportuno tentare di rinegoziare con la committenza quanto concordato.

In questo modo ci si mette in una condizione di oggettiva debolezza negoziale ma un tentativo deve essere fatto quando non si intravedono alternative.

E’ importante che questo venga fatto non appena ci si rende conto dell’insostenibilità delle tempistiche concordate. Anche se i lavori non sono ancora partiti è bene non far passare troppo tempo prima di ridiscutere le modalità di consegna. Soprattutto quando si è sicuri che non sia possibile correggere la situazione in corso d’opera.