KPI - Key Performance Indicators

I Key Performance Indicators sono appunto indicatori di performance a disposizione di un project manager che se opportunamente strutturati possono:

1. giocare un ruolo determinante nell’orientare i comportamenti delle persone e le azioni intraprese in un progetto;
2. avere un effetto significativo sulle modalità di reporting e di monitoraggio dell’avanzamento di un progetto.

Non ci si riferisce in questo caso ad indicatori di performance aziendale, ma proprio ad indicatori riguardanti la performance di uno specifico progetto. Per questa finalità il tipo di indicatori da adottare è determinato in modo significativo dalla natura e dalla dimensione del progetto gestito.

Ad esempio, un grande ed articolato progetto di realizzazione di un’infrastruttura con numerosi stakeholders, ciascuno con un’influenza diversa e con obiettivi diversificati, avrà esigenze di governo articolate secondo numerosi KPI, mentre un piccolo progetto di ricerca che vive all’interno di una specifica area aziendale avrà necessità di un numero di KPIs decisamente inferiore.

Nell’individuazione dei key performance indicators per un progetto occorre quindi tener conto dei seguenti requisiti:

1. Devono risultare chiaramente comprensibili ai partecipanti al progetto. A tal fine è importante procedere ad una analisi degli stakeholders di progetto in modo da individuarne gli obiettivi ed i KPIs più adeguati per ciascun gruppo di stakeholders.
2. Devono essere misurabili, in particolare se si riferiscono a valori inseriti nel contratto. I KPIs possono essere validi strumenti per attribuire incentivi o penalità in base alle performances maturate su un progetto. Ad esempio in alcuni casi può essere opportuno premiare la rapidità di esecuzione oppure il contenimento dei costi introducendo gli indicatori di misurazione dell’Earned Value.
3. Devono consentire di misurare i benefici indotti dal progetto. Questo significa che occorre introdurre indicatori che prendano in considerazione variabili definite nel Business Case e che occorrerà misurare anche dopo la fine del progetto in quanto spesso i benefit vengono ottenuti a distanza di tempo
4. Devono evidenziare sia gli avanzamenti di un progetto che l’eventuale degrado delle prestazioni. E’ importante soprattutto che gli indicatori adottati siano in grado sia di evidenziare dei consuntivi sia di anticipare le tendenze in modo da poter adottare eventuali interventi correttivi qualora gli andamenti non siano quelli attesi.
5. Devono misurare anche l’allineamento con gli obiettivi di program management e portfolio management. Molti progetti possono far parte di programmi più ampi e devono essere gestiti secondo logiche di program management e gestione del portafoglio progetti. Ad esempio può accadere che alcuni progetti rispettino la schedulazione ed il budget ma non producano i benefit attesi per il programma cui sono correlati e questo costituisce un problema che deve essere evidenziato in tempo. Oppure che un elevato utilizzo di risorse da parte di un progetto che prosegue speditamente metta a repentaglio l’andamento di altri progetti del portafoglio gestito dall’azienda o da una specifica business unit.
6. Devono essere misurati e analizzati regolarmente su base periodica. L’occasione per analizzare gli indicatori di performance è rappresentata dai meeting per la valutazione dello stato di avanzamento di un progetto. E’ quindi importante che un project manager fornisca ai partecipanti a questi incontri la situazione dei vari indicatori e prospetti  le iniziative da prendere per correggere eventuali anomalie o richieda ai partecipanti soluzioni ai problemi su cui hanno una responsabilità diretta.
7. Devono consentire di effettuare una valutazione complessiva degli esiti di un progetto. In sede di chiusura dei lavori è importante che l’andamento dei vari KPIs venga ripreso per evidenziare eventuali effetti non attesi e strutturare poi le lesson learned da mettere a disposizione di progetti futuri.