Business Intelligence nei progetti

L’utilizzo di software per la creazione di cruscotti di business intelligence nei progetti si sta espandendo e sempre più aziende si rivolgono a questi software per migliorare l’efficienza, ridurre gli errori, e garantire l’uso appropriato delle risorse.

Purtroppo, tutto questo ha portato alla proliferazione di questi strumenti e la scelta del software corretta è fondamentale per il successo di un’organizzazione. Prima di selezionare uno strumento di business intelligence i project manager hanno bisogno di comprendere le caratteristiche dei vari software, di chiarire le esigenze dell’organizzazione e di individuare lo strumento più adeguato a soddisfarle.

Per cruscotto di business intelligence si intende una visualizzazione di indicatori chiave di performance, di metriche e analisi per una determinata organizzazione. Tutte queste informazioni sono rilevate, analizzate, semplificate e visualizzate su uno schermo in modo da favorire il processo decisionale presentando i dati in una varietà di tabelle e grafici.

Ci possono essere diversi tipi di cruscotti organizzati in base al ruolo degli utilizzatori. Possiamo in tal senso distinguere tra cruscotti operativi e cruscotti analitici.

I cruscotti operativi si concentrano sull’uso di Key Performance Indicators (KPI) e necessitano di una acquisizione dei dati in tempo reale per consentire il monitoraggio quotidiano dei progetti in corso e di misurare le loro prestazioni.

I cruscotti analitici lavorano con dati raccolti in un periodo di tempo più lungo. Ad esempio, un cruscotto analitico può richiedere un mese di monitoraggio e l’analisi dei dati raccolti . Questa dashboard fornisce suggerimenti sulle tendenze in atto e su come i processi potrebbero essere modificati per ottenere migliori risultati. Lo svantaggio dei cruscotti analitici è che essi non consentono una visibilità in tempo reale e d’altra parte non sono pensati per questo utilizzo ma per fornire indicazioni sulle scelte organizzative da fare nel medio periodo.

Naturalmente, si possono combinare cruscotti sia operativi che analitici per consentire il tracciamento di tutti i fattori da considerare per ottimizzare il portafoglio progetti.

Vantaggi dei cruscotti di business intelligence nei progetti

Il vantaggio principale di questi strumenti riguarda la possibilità di velocizzare il processo decisionale in base a dati oggettivi aiutando le organizzazioni a identificare le incongruenze e i problemi che non sono evidenti attraverso cruscotti tradizionali.

L’adozione di strumenti di business intelligence nei progetti porta inoltre i seguenti vantaggi:

• riduce le probabilità di errore basando tutte le valutazioni su dati oggettivi ed integrati;
• migliora la performance delle risorse che si rendono conto che il loro operato ed i risultati raggiunti vengono continuamente tracciati;
• migliora il ritorno di investimento attraverso una maggiore efficienza complessiva della gestione;
• rende fruibili dati che pur venendo rilevati non forniscono da soli indicazioni se non attraverso l’integrazione con altre informazioni;
• consente ai responsabili di progetto di risultare più autorevoli documentando le loro decisioni in base a dati aggregati;
• facilita la comunicazione all’interno dei team e con gli altri stakeholder rappresentando le informazioni in modo strutturato e comprensibile;
• favorisce il diffondersi di una cultura di project management basata sui fatti e sulla capacità di raggiungere risultati.