Benefit Management

La gestione dei benefici (Benefit Management) è un’area importante ma spesso trascurata nella gestione dei progetti soprattutto quando fanno parte di un più ampio programma (Program Management).

In realtà un programma è proprio costituito da un insieme di progetti che concorrono al raggiungimento di benefici comuni. Per benefici non si intende solo la realizzazione di determinati deliverables quanto piuttosto il contributo al business aziendale in termini di valore prodotto e redditività delle iniziative intraprese.

Nella gestione di un programma, in cui i valori in gioco ed i ritorni attesi sono di dimensioni notevoli, buona parte dell’attenzione del program manager dovrebbe proprio essere concentrata nel definire con il resto dell’organizzazione quali sono i benefit attesi per poi monitorarne e garantirne il raggiungimento.

In particolare, la fase di definizione dei benefit dovrebbe essere guidata dalla predisposizione di un Business Case per l’intero programma e per ciascuno dei progetti componenti in modo da rendere chiaro cosa ci si deve aspettare dal programma e quale dovrà essere il contributo di ciascun progetto che compone il programma. In tal senso è utile determinare quali sono i deliverables e quali sono i benefit prodotti da ciascun deliverable o insieme di deliverables.

Tutto questo, naturalmente, ha poi implicazioni profondamente diverse in relazione alle diverse tipologie di programmi e progetti. Può riguardare infatti sia programmi rivolti al mercato (la predisposizione di un nuovo sistema, di un nuovo prodotto o servizio) sia programmi rivolti al miglioramento dei processi interni all’organizzazione.

Pertanto il primo passaggio è quello di concordare il business case contenente la strategia complessiva di gestione dei benefits con il vertice dell’organizzazione che ha deciso di avviare il programma. Nelle fasi successive, questo consentirà di chiarire i ruoli e le responsabilità associati alla gestione dei benefit insieme con le modalità per misurare le prestazioni del programma.

Una volta chiarita la strategia complessiva, si può passare a svolgere gli ulteriori passaggi:

1. Identificazione dei benefit. In questa fase viene ripreso il business case e la strategia complessiva di gestione dei benefit e specificati in dettaglio: i criteri di misurazione (metriche) da adottare in relazione a ciascun benefit, il collegamento tra ogni benefit ed i vari deliverables in modo che sia possibile individuare i deliverables che corrispondono a ciascun benefit e i benefit cui contribuisce ciascun deliverable.
2. Pianificazione dei benefit. In questa fase viene definito il modo con cui verrà schedulata la realizzazione dei benefit durante il ciclo di vita del programma. In particolare il piano dei benefit deve consentire di individuare chiaramente quando un determinato benefit dovrà ritenersi acquisito oppure quando un certo insieme di benefit (raccordati in una milestone) saranno stati acquisiti (è importante ricordare la differenza tra benefit e deliverable: un deliverable è un prodotto del programma, non necessariamente coincidente con un benefit). In questa stessa fase vengono definiti i ruoli e le responsabilità in merito all’attuazione e al monitoraggio del piano dei benefit.
3. Realizzazione dei benefit. In questa fase viene attuato il piano dei benefit e coinvolti i ruoli organizzativi deputati ad assicurare il raggiungimento dei benefit previsti. Questa attività si può estendere anche oltre la fine del programma laddove esistono benefit che verranno acquisiti a distanza di tempo dal completamento dei lavori.
4. Verifica e Revisione dei benefit. Questa fase riguarda il monitoraggio “on-going” della realizzazione dei benefit e la definizione delle azioni correttive a fronte di scostamenti rispetto al piano dei benefit concordato. Questo può anche portare a dover rivedere il piano a fronte dell’impossibilità di mantenere gli obiettivi concordati.
5. Identificazione di ulteriori benefit. Durante lo svolgimento del programma, attraverso le azioni di monitoraggio possono emergere in qualsiasi momento ulteriori benefit e opportunità che possono essere sfruttati. Ciò richiede per i nuovi benefit emersi di procedere ad un nuovo ciclo di definizione, pianificazione, attuazione secondo le modalità precedentemente descritte.