Riunioni di progetto: gestione dei meeting operativi e di avanzamento lavori

Le riunioni di progetto costituiscono momenti di incontro importanti in cui sviluppare il lavoro concordato e valutare le performances del progetto.

Durante lo svolgimento di un progetto numerose sono le occasioni di incontro tra i componenti del team di progetto.

Riunioni per la valutazione dello stato di avanzamento dei lavori, riunioni operative, riunioni periodiche per la gestione delle issues e delle criticità di progetto costituiscono appuntamenti importanti, ma devono essere accuratamente gestite affinché producano risultati e vengano vissute come momenti decisionali.

In particolare, accade spesso che a tali incontri non partecipino le persone giuste, oppure che non siano chiari i contributi attesi da ciascuno, o che non siano state date indicazioni preliminari  in modo che le persone giungano preparate a tali incontri.

Per evitare questi inconvenienti e fare in modo di massimizzare  l’efficacia e l’efficienza nella gestione delle riunioni di progetto è opportuno svolgere una attenta attività di preparazione prima dell’incontro, definire una agenda strutturata dell’incontro ed infine formalizzare in un documento l’esito della riunione.

Riunioni di progetto: prima dell’incontro

E’ importante che gli obiettivi delle riunioni di progetto, i format utilizzati (videoconferenza, web-meeting, riunione tradizionale), i templates dei documenti utilizzati e la frequenza degli incontri siano stati dettagliati nel Piano della Comunicazione di progetto.

Tutti devono conoscere in anticipo le modalità per incontrarsi e l’articolazione degli incontri. Solo i contenuti specifici saranno definiti di volta in volta.

Con un anticipo di due giorni rispetto alla data pianificata, le persone dovranno ricevere una documentazione dettagliata  che evidenzi le questioni principali oggetto di discussione e le criticità evidenziando al tempo stesso le risorse coinvolte in tali criticità e richiedendo loro esplicitamente un contributo propositivo di soluzioni.

Ciò consentirà, in particolare per le riunioni di stato avanzamento lavori, di avviare la riunione partendo direttamente dall’esame delle soluzioni proposte evitando le perdite di tempo che derivano dal dover al tempo stesso prendere conoscenza dei problemi ed immaginare le soluzioni senza che ci sia stato tempo sufficiente per raccogliere le informazioni, documentarsi e ragionare approfonditamente sulle possibilità di soluzione.

Durante la riunione

E’ importante che tutte le riunioni di progetto abbiano un’agenda pre-definita e comunicata preliminarmente ai partecipanti.

Ad esempio, per quanto riguarda le riunioni di avanzamento, occorre partire dal presupposto che la “fotografia” della situazione e delle criticità attuali sia stata già trasmessa in un documento prima dell’incontro e che nello stesso documento sia stato richiesto alle risorse coinvolte di giungere all’incontro con delle proposte di soluzione. Pertanto  l’articolazione tipica di un incontro avrà la seguente struttura:

1. Ripresa delle criticità evidenziate
2. Analisi delle proposte di soluzione
3. Scelta di una strategia risolutiva
4. Definizione dei ruoli e delle responsabilità nell’implementazione della strategia
5. Stesura di un piano di azione
6. Eventuale ripianificazione delle attività di progetto
7. Verbalizzazione delle decisioni prese

Con questa logica, ogni riunione inizierà di fatto riesaminando l’esito del piano di azione emerso dall’incontro precedente, prima di affrontare le nuove casistiche emerse dopo l’ultimo incontro. L’articolazione effettiva sarà quindi la seguente:

1. Analisi dell’andamento del piano di azione definito nell’incontro precedente
2. Analisi delle nuove criticità emerse dopo l’ultimo incontro
3. Analisi delle proposte di soluzione
4. Scelta di una strategia risolutiva
5. Definizione dei ruoli e delle responsabilità nell’implementazione della strategia
6. Stesura di un piano di azione
7. Eventuale ripianificazione delle attività di progetto
8. Verbalizzazione delle decisioni prese

Durante lo svolgimento dell’incontro è importante che il project manager guidi il team di progetto al rispetto dell’articolazione indicata e che si proceda speditamente sulla base delle analisi svolte preliminarmente.

Tutti devono sentirsi responsabilizzati ad arrivare preparati all’incontro che avrà un ruolo sostanzialmente decisionale sulla base degli elementi riportati da ciascuno.

Infine è importante che tutte le decisioni prese siano verbalizzate e che sia chiaramente formalizzato il piano di azione in modo da determinare il commitment delle persone. L’implementazione di quanto deciso sarà poi verificata all’inizio del meeting successivo.

Ogni incontro si concluderà quindi solo dopo la definizione del piano di azione e delle responsabilità attuative.

Dopo la riunione

Al termine delle riunioni di progetto, sarà cura del coordinatore del meeting o del responsabile di progetto inviare ai partecipanti copia del verbale dell’incontro, un rendiconto delle decisioni prese e delle responsabilità assunte, il piano di azione e le raccomandazioni in previsione del prossimo incontro. Ciò consentirà di mantenere informato anche chi non ha potuto partecipare al meeting.

Lo stesso documento potrà essere inviato al management (Sponsor e Comitato di Coordinamento di progetto).

Nel periodo successivo il Project Manager dovrà inoltre seguire l’andamento del piano di azione concordato in modo che le risorse si sentano motivate ad attuare quanto deciso.