Distorsione cognitiva nel project management

A tutti noi piace pensare di essere sempre in grado di prendere decisioni oggettive e razionali. Ma il fatto è che, in determinate circostanze, chiunque può essere influenzato da processi inconsci.

Un buon esempio di questo è quando sono coinvolti fattori emotivi.

Raramente le decisioni prese quando siamo arrabbiati risultano efficaci ed è difficile essere equilibrati quando la situazione coinvolge una persona cara. Tuttavia, questi condizionamenti che derivano da forti emozioni sono facili da individuare.

In queste situazioni spesso riusciamo a prendere delle contromisure, come cercare di calmarci se siamo arrabbiati o lasciare che qualcun altro valuti la situazione al posto nostro. Come minimo, possiamo notare e riconoscere ciò che ci turba e ci condiziona.

Ciò che è meno ovvio sono quei condizionamenti che non sono causati dalle emozioni, ma da fattori psicologici.

Una distorsione cognitiva è definita come un pattern sistematico di deviazione dalla norma o dalla razionalità nel giudizio, per cui inferenze su altre persone e situazioni possono essere tratte in maniera illogica.

Nella gestione dei progetti, si stima che dal 75% al ​​90% del tempo viene speso nella comunicazione all’interno del team di progetto o tra i vari stakeholder. Pertanto, sarebbe utile riconoscere come i giudizi e le decisioni possono risultare distorte in determinate condizioni in modo da poterle meglio gestire.

Tipologie di distorsione cognitiva nei progetti

1. Errori di valutazione. Un esempio è la tendenza a sottovalutare quanto tempo ci vorrà per completare un determinato compito. Questo accade spesso durante la pianificazione di un progetto, quando coloro che dovranno svolgere il lavoro effettivo sottovalutano il tempo necessario sotto la pressione del management affinché il progetto venga completato nel più breve tempo possibile. Un modo migliore per effettuare una stima è quello di guardare a progetti simili svolti in passato e vedere quanto tempo è stato necessario per completare quel lavoro.
2. Ancoraggio. Quando si prendono decisioni, le persone tendono a basarsi sulle informazioni disponibili al momento. Una volta che i ragionamenti sono stati ancorati a quelle informazioni, tutte le decisioni e negoziazioni successive continueranno per lo più a basarsi sulle intuizioni iniziali. Ad esempio, al momento di negoziare un prezzo per un particolare prodotto o servizio, il primo prezzo suggerito da una delle parti condiziona il tono di tutta la trattativa. Quindi, sapendo questo, se la situazione lo permette, in caso di vendita è opportuno fare la prima offerta in modo che sia leggermente superiore al prezzo che si è disposti ad accettare. Ancorando un prezzo in questo modo, sarà più probabile che il prezzo finale negoziato non cada troppo lontano da quello inizialmente richiesto.
3. Conferma. E’ la tendenza a ricercare o interpretare le informazioni in un modo che confermino i nostri pregiudizi. Tendiamo spesso a selezionare inconsciamente le informazioni in base alle nostre credenze e scartiamo le informazioni che non sono in linea con la nostra visione preconcetta. In questo modo, si diventa meno obiettivi. Ad esempio, se un importante stakeholder di progetto ha sviluppato dei preconcetti riguardo un progetto prima ancora di aver partecipato ad una sola riunione di lavoro, tenderà a ricondurre tutto ciò che sente e che vede alle sue idee stereotipate e ci vorrà non poco tempo per cercare di cambiare il suo atteggiamento nei confronti del progetto.
4. Falso consenso. Si tratta di una distorsione cognitiva in cui una persona tende a sovrastimare il grado in cui gli altri condividono le sue convinzioni o opinioni. Ad esempio, si può ritenere che un determinato progetto sia eccitante e di grande valore e farsi trascinare dall’entusiasmo nella convinzione che anche gli altri abbiano la stessa percezione. Se non si è a conoscenza di questa tendenza, si corre il rischio di andare incontro a delusioni e di non valutare attentamente il reale atteggiamento dei vari stakeholder nei riguardi del progetto. Mai dare per scontato che tutti salgano a bordo.
5. Ottimismo. Si tratta della tendenza ad essere eccessivamente ottimisti circa i risultati programmati piuttosto che credere che si verifichi qualcosa di negativo. Anche se è preferibile avviare un progetto con un atteggiamento ottimistico, occorre sempre procedere in modo vigile effettuando un’analisi attenta dei possibili rischi.
6. Deformazione professionale. E’ la distorsione cognitiva che nasce quando si tende a vedere le cose solo nel contesto della propria professione o area di competenza. In fase di progettazione, per esempio, questa tendenza può essere limitata cercando di lavorare in team interfuzionali in modo da avere punti di vista diversi e pesi diversi su eventuali questioni o problemi riguardanti il progetto. Ciò garantirà un approccio più equilibrato poiché nessuno è perfetto e tutti possono cadere in questo tipo di errori prospettici.