Gruppo di progetto

Un gruppo di progetto costituisce una squadra composta da un limitato numero di persone con competenze complementari e che si impegnano per uno scopo comune. La gestione dei gruppi di progetto richiede un approccio ed una serie di obiettivi di performance condivisi ed a cui sono tenuti tutti in modo reciprocamente responsabile.

Il fatto che gli sforzi dei singoli membri e le prestazioni complessive del gruppo di progetto siano indissolubilmente legati rende un team di progetto l’unità con prestazioni potenzialmente più produttive all’interno di un’organizzazione. La squadra è collettivamente responsabile dei risultati specifici raggiunti e questo fatto produce un innalzamento complessivo della sensibilità agli obiettivi ed ai valori etici di un’organizzazione.

All’interno dei gruppi di progetto è di fondamentale importanza il livello di commitment di ogni membro verso il raggiungimento di uno scopo comune misurato da un insieme di obiettivi di performance specificatamente definiti.

Ogni componente del gruppo di progetto deve comprendere che l’obiettivo generale del team ha un impatto diretto sul successo dell’organizzazione di appartenenza e deve maturare un atteggiamento onesto nel valutare i risultati raggiunti e le azioni di miglioramento necessarie.

A tal fine, ci sono un certo numero di elementi che rafforzano lo spirito di squadra:

• Dimensione del gruppo di progetto. Le dimensioni di un team possono variare da 2 a 25 individui, tuttavia, la media è inferiore a 10 membri. Piccole squadre tendono ad essere più efficaci, in quanto al crescere del numero di persone possono sorgere difficoltà a interagire in modo costruttivo come gruppo ed a raggiungere agevolmente il consenso sulle azioni da svolgere per superare problemi e criticità. Spesso i team numerosi tendono a spezzarsi in piccoli sotto-gruppi che sono responsabili per più aspetti secondari del progetto o problema.
• Competenze tecniche complementari. I componenti del team devono possedere competenze tecniche e funzionali in grado di integrarsi tra loro. La soluzione dei problemi di progetto è affidata quasi sempre ad una visione multidisciplinare e solo la capacità di vedere le cose da punti di vista diversi consente di ottimizzare le scelte.
• Competenze di problem solving e decision making. Le scelte da effettuare sono sempre frutto di un processo decisionale strutturato e articolato. I membri del gruppo di progetto devono sapersi integrare nel processo decisionale supportando il project manager nel valutare le opzioni disponibili. Pertanto è importante che tutti i componenti siano formati sulle modalità di gestione delle issues di progetto e siano a conoscenza dei workflow di progetto.
• Capacità di gestire le relazioni interpersonali. Lavorare in team richiede a tutti buone capacità di comunicazione e di risoluzione dei conflitti che possono nascere per differenze di vedute o per obiettivi non sufficientemente condivisi. Affinché i conflitti non si trasformino in scontri personali ma possano invece essere una proficua occasione di approfondimento è necessario che le persone siano formate a comunicare e negoziare in modo corretto. Questo fatto non può essere lasciato all’improvvisazione oppure delegato al project manager. E’ necessario che tutti i componenti di un team di progetto abbiano precedentemente partecipato a corsi di formazione sulle soft skills.
• Metodologia condivisa. E’ importante che tutti i componenti di un gruppo di progetto condividano le logiche di base con cui vengono gestiti i progetti all’interno dell’organizzazione. A tal fine, oltre alla pratica, occorre una buona formazione del team di progetto sulla metodologia di project management adottata.
• Obiettivi condivisi. E’ importante che i componenti del team conoscano in dettaglio il proprio ruolo all’interno del progetto, gli obiettivi individuali e di gruppo ed i criteri per misurarne il raggiungimento. Questo fatto, oltre ad orientare gli sforzi di ciascuno, consente di far sentire il gruppo unito in una situazione in cui gli obiettivi dei singoli sono funzionali al raggiungimento degli obiettivi di gruppo.
• Responsabilità reciproca. Un gruppo di progetto non può dirsi tale finché le persone non sono in grado di assumersi autonomamente le proprie responsabilità. Questo rimanda sia al livello di maturità delle persone sia alle modalità con cui il project manager definisce l’impegno richiesto a ciascuno. E’ importante che obiettivi ed incarichi siano formalizzati e chiaramente definiti. Ad esempio, predisporre e discutere la RAM di progetto aiuta tutti a meglio comprendere il proprio ruolo e le modalità con cui il proprio lavoro si deve integrare con quello degli altri.