Benefici della pianificazione dei costi

Mentre da un lato non si mette in dubbio la necessità di definire in modo preciso il budget di progetto, dall’altro i benefici di una accurata pianificazione dei costi non sono sempre così evidenti.

In molte organizzazioni c’è la tendenza a definire il budget complessivo senza valutare attentamente la distribuzione dei costi nel tempo (budget per fasi temporali).

L’andamento temporale dei costi è utile per verificare ancor prima che il progetto parta se esistono periodi in cui non c’è una sufficiente copertura finanziaria nel senso che i costi non sono adeguatamente coperti dai ricavi e dal flusso di fondi in entrata.

Il flusso di cassa (cash flow) è un utile strumento per verificare la sostenibilità di un progetto.

Qualora esistano problemi di copertura finanziaria è necessario procedere a rinegoziare le modalità di finanziamento con la committenza.

Inoltre solo dopo aver definito l’andamento dei costi è possibile tenere sotto controllo in corso d’opera le spese rispetto a quanto pianificato intervenendo, quando necessario, per riportare il progetto in linea con le attese.

Più specificatamente, i benefici della pianificazione dei costi sono riconducibili a:

• Una tabella di marcia finanziaria. Il budget costituisce un elemento fondamentale per il piano di progetto. Esso delinea le risorse finanziarie disponibili per acquisire le risorse umane necessarie nonché i mezzi e materiali indispensabili per le lavorazioni. Inoltre l’andamento temporale dei costi e dei ricavi è uno strumento di pianificazione che aiuta l’organizzazione a definire una traiettoria che il progetto dovrà seguire dall’inizio alla fine. La distribuzione dei costi nel tempo dipende dal Gantt di progetto e la sua armonizzazione con i ricavi può portare a dover rivedere la schedulazione delle attività.
• Uno strumento di gestione. Mentre il team di progetto affronta e completa i lavori, si può utilizzare l’andamento dei costi per determinare se sono sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi. Il project manager può in ogni momento verificare l’equilibrio finanziario del progetto a partire dalla pianificazione dei costi definita precedentemente all’avvio dei lavori. Può segnalare al management gli scostamenti, proporre le azioni correttive, supportare il processo decisionale per rivedere l’allocazione dei fondi.
• Definizione delle priorità. Se i fondi inizialmente previsti non sono sufficienti per completare il progetto, la pianificazione dei costi aiuterà l’organizzazione o il team di progetto nel comprendere come ridefinire le priorità in base al budget rimanente ed allo stesso tempo determinare quali parti del progetto saranno messe in stand-by.

Infine tra i benefici della pianificazione dei costi occorre menzionare la creazione di un attitudine a ragionare in termini prospettici. Per non farsi trovare impreparati di fronte ad andamenti imprevisti.

Questo atteggiamento proattivo può consentire di individuare in anticipo eventuali incompatibilità e le modalità per superarle.