Gestire i costi di progetto

Gestire i costi di progetto costituisce un impegno significativo per ogni responsabile di progetto. La gestione dei costi di progetto richiede in particolare la capacità di entrare negli aspetti di dettaglio del lavoro da svolgere prima che ogni attività venga avviata in modo da avere da un lato un quadro complessivo delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati e dall’altro una visione realistica degli aggiustamenti da fare in fase di avvio ed in corso d’opera.

La definizione del budget di progetto può procedere in vari modi:costi di progetto

  • Se in precedenza sono stati svolti progetti analoghi, possono essere fatte stime parametriche proiettando sul nuovo progetto le valutazioni effettuate per i precedenti progetti e quindi assumendo i dati passati come base per le stime presenti.
  • Se invece occorre fare stime per progetti nuovi, mai affrontati in passato, occorre una analisi di dettaglio (bottom-up) dei tempi e delle risorse collegate in modo da configurare il budget partendo da una analisi delle singole attività da svolgere. In questo può essere necessario il supporto di esperti e consulenti esterni nonché di metodi di stima come il PERT e la stima a tre punti.

Inoltre occorre anche considerare i rischi associati a ciascun progetto in modo da configurare un budget di contingency che andrà a sommarsi a quello necessario per sostenere le attività di produzione.

La prima volta che si sviluppa un budget indubbiamente tutto ciò può creare difficoltà e momenti di incomprensione in quanto tutte le aree organizzative coinvolte nel gestire i costi di progetto debbono concordare una visione unitaria del progetto, delle attività richieste e degli aspetti finanziari connessi.

Successivamente, con l’esperienza che man mano viene acquisita sul campo, la definizione del budget diventa un processo consolidato che si perfeziona col tempo.

Ciò richiede pertanto la capacità di:

  • apprendere dal passato in modo che le lesson learned costituiscano una base per migliorare le modalità utilizzate per gestire i costi di progetto;
  • individuare le componenti “core” dei costi che includono personale, mezzi, strumenti, materiali, spese di trasferta;
  • comprendere le spese generali ed i costi di struttura riferibili al progetto (normalmente sono inglobati nel costo aziendale orario o giornaliero del personale coinvolto nel progetto);
  • definire l’andamento nel tempo dei costi in termini di flusso di cassa in uscita dal progetto;
  • definire l’andamento nel tempo dei finanziamenti (fatturazioni previste o finanziamenti da terze parti) ed il flusso di cassa in entrata;
  • ottimizzare e rendere compatibili tra loro i due flussi precedenti in modo da minimizzare gli eventuali oneri finanziari;
  • individuare i possibili cambiamenti che possono intervenire in corso d’opera ed i rischi finanziari connessi al progetto calcolando il budget di contingency;
  • gestire e monitorare in corso d’opera l’utilizzo delle risorse in modo da intercettare le tendenze anomale ed attuare preventivamente gli interventi correttivi necessari;
  • essere trasparenti nell’informare il team di progetto ed il management degli scostamenti rispetto a quanto pianificato in modo da concordare il da farsi con il coinvolgimento di tutte le parti interessate;
  • gestire il fenomeno dello scope creep (cambiamento progressivo dell’ambito di progetto) che affligge molti progetti se i requisiti e gli obiettivi non sono stati attentamente definiti in fase di avvio e pianificazione.

Alcuni progetti manifestano difficoltà nel definire chiaramente l’ambito e nel gestire i costi di progetto. Ad esempio, i progetti di ricerca presentano per loro natura frequenti cambiamenti e richiedono continue revisioni del budget. In questi casi la gestione del budget deve da un lato garantire ampi margini di flessibilità ma dall’altro avere una robusta struttura di monitoraggio e controllo in modo da contenere i rischi finanziari associati.

In quest’ottica è molto importante disporre di un software specifico che certamente non elimina i rischi di overrun ma aiuta in modo sostanziale a gestirli.