La fase di realizzazione di un progetto è quella più critica in quanto coinvolge più risorse e gli errori hanno di conseguenza un impatto più elevato. Per questo motivo è opportuno che venga preceduta da una pianificazione accurata in grado di ridurre gli elementi di incertezza e di chiarire gli aspetti più delicati di un progetto.
La realizzazione di un progetto prevede pertanto:
- l’applicazione di quanto contenuto nel piano di progetto;
- la creazione dei deliverables di progetto;
- la selezione, formazione e gestione del team di progetto;
- la registrazione del lavoro svolto, dei risultati ottenuti, delle particolari situazioni incontrate e delle decisioni prese in merito a cambiamenti rispetto al piano;
- il costante riallineamento dei risultati in rapporto agli obiettivi, requisiti e piani stabiliti nel rispetto del triplice vincolo;
- il reporting di progetto;
- l’applicazione delle procedure per il configuration management e la gestione delle modifiche di progetto;
- la gestione delle relazioni con i vari stakeholders di progetto;
- la gestione dei contratti di approvvigionamento;
- l’assicurazione della qualità di progetto.
E’ importante che tutto il lavoro necessario alla realizzazione di un progetto venga svolto sulla base di uno specifico workflow di progetto (sistema di autorizzazione del lavoro) che orienti i comportamenti, precisi i punti di controllo e chiarisca le responsabilità.
La principale modalità per comunicare, analizzare e prendere decisioni in merito all’avanzamento del lavoro è costituita dalle riunioni di progetto che si articolano durante l’intera durata del progetto:
- riunione di avvio progetto (kick-off meeting) svolta all’inizio dei lavori per trasferire al team di progetto gli obiettivi ed i contenuti del piano, le responsabilità individuali e le modalità operative;
- riunioni di stato avanzamento lavori per analizzare eventuali scostamenti e mettere a punto un action plan;
- riunioni per la gestione delle issues e del problem solving di progetto al fine di supportare le esigenze del team di progetto e superare gli eventuali ostacoli al proseguimento dei lavori;
- riunioni per la gestione dei rischi di progetto già analizzati in fase di pianificazione oppure l’analisi di nuovi rischi che emergono durante la realizzazione del progetto.
Al fine di strutturare il lavoro per questi incontri è opportuno definire preventivamente un’agenda ed inviare alle persone la documentazione preliminare indicando il tipo di contributo richiesto a ciascuno.
E’ importante che le persone conoscano in anticipo gli elementi su cui occorrerà lavorare evitando improvvisazioni e soprattutto decisioni senza essersi preparati e documentati a dovere.
Inoltre durante le riunioni può essere opportuno utilizzare strumenti software di mindmapping per gestire le fasi di brainstorming e raccogliere le informazioni e le decisioni in modo organizzato.
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