Tipici problemi di un progetto

Ogni progetto costituisce una storia a sé ma ogni progetto incontra anche problemi che sono caratteristici di questo particolare modo di lavorare per progetti.

Buona parte dei possibili problemi di un progetto ricadono in una non corretta gestione del rapporto con gli stakeholder di progetto.

Un ruolo particolare assumono le problematiche legate alla delega del lavoro ai componenti del team di progetto.

Delegare il lavoro è uno dei compiti principali per un project manager. D’altra parte non può pensare di fare tutto da solo. E’ necessario disporre di tutte le competenze e del tempo necessario per svolgere i compiti previsti e la presenza quindi di collaboratori esperti è essenziale per completare il lavoro.

Fa parte del lavoro del project manager assegnare i compiti giusti alle persone giuste. Delegare un compito significa anche fornire le informazioni giuste in modo da consentire alle persone di comprendere i risultati attesi dal loro lavoro nonché le modalità con cui il lavoro dovrà essere svolto. Alcuni tipici problemi di un progetto dipendono proprio dai fraintendimenti che si possono creare.

Alcune persone avranno bisogno di istruzioni dettagliate, soprattutto se si sta assegnando loro un compito che non hanno mai svolto prima. Altre avranno solo bisogno che vengano assegnati loro degli obiettivi perché poi sanno esattamente cosa fare e come farlo.

L’abilità sta nel valutare la capacità dei membri del team e nel fornire la guida e il supporto necessari in modo che le attività di progetto vengano completate in maniera tempestiva e secondo lo standard concordato.

Tuttavia ciò che sembra semplice in teoria viene spesso contraddetto nella pratica perché quasi sempre si tende a dare per scontate questioni che scontate non sono.

Problemi di un progetto legati alla delega

• Viene completato un compito errato. Quando si assegna a qualcuno un compito da svolgere può accadere che venga fatto qualcosa di completamente diverso da ciò che ci si aspetta a causa di difficoltà di comunicazione. Purtroppo, ci si rende di solito conto dell’errore quando è troppo tardi. E’ stato speso molto tempo per svolgere un compito con un conseguente aggravio sui costi e sulle tempistiche che dovranno prevedere un rifacimento del lavoro. Per evitare questo tipo di situazioni, oltre ad una comunicazione più puntuale in fase di avvio, si rende necessario controllare periodicamente il lavoro delle persone in modo da intercettare tempestivamente il problema. Prevedere degli stati di avanzamento e delle ispezioni è determinante per evitare esiti disastrosi.
• Il lavoro non viene svolto. Anche questa situazione può derivare da una cattiva comunicazione. La persona non si è resa conto di dover svolgere un determinato compito per una certa data oppure le  istruzioni ricevute non chiarivano le sue responsabilità sul completamento del lavoro. Di conseguenza, il membro del team non completa il lavoro per la data attesa. Definire una RAM di progetto ed un diagramma di Gantt e comunicarli in modo dettagliato nel kickoff meeting di avvio progetto è fondamentale per evitare situazioni di questo tipo. Deve essere chiaro a tutti cosa deve essere fatto, quando deve essere fatto e quali sono le responsabilità ed i livelli di coordinamento previsti per ciascun compito. Ribadire tali responsabilità negli incontri periodici può aiutare le persone a comprendere sempre meglio il livello di integrazione ed interdipendenza del lavoro.
• Viene completato un compito in modo errato. Si tratta di una tipologia frequente di problemi di un progetto. In questo caso il problema non è relativo a cosa è stato fatto ma a come è stato fatto. Le indicazioni fornite non sono state sufficienti o il lavoro non ha seguito il processo dovuto. In entrambi i casi ciò significa che il lavoro non è stato fatto bene e che andrà rifatto. Può accadere perché è stato scelto qualcuno che non ha le competenze giuste per il lavoro. In un mondo ideale ci si può aspettare che le persone in questo caso chiedano aiuto oppure un affiancamento con una persona più esperta. Ma molte volte questo viene inibito per il timore di apparire impreparati oppure perché proprio non ci si rende conto che il lavoro è oltre le proprie attuali capacità. Anche in questo caso svolgere dei controlli periodici aiuta ad evitare di prendere atto del problema quando è troppo tardi.
• Il lavoro è stato completato al di fuori dei vincoli concordati. Questo è, per esempio, il caso di lavori completati in ritardo oppure con un costo superiore al budget. Oppure questa situazione si presenta quando vengono realizzati dei deliverable che non rispettano le specifiche concordate. In quest’ultimo caso la definizione accurata dell’ambito di progetto con la collaborazione degli stessi componenti del team può aiutare a contenere le possibili incomprensioni. Per evitare tutte le altre casistiche è necessario svolgere degli stati di avanzamento ravvicinati in modo da contenere l’insorgere di situazioni di questo tipo quando si è consapevoli che il team di progetto non ha esattamente tutte le competenze richieste.
• La risorsa non è più disponibile. Può accadere che una risorsa cui è stato assegnato un compito ad un certo punto non sia più disponibile. Può dipendere da fattori accidentali (incidenti, malattia, problemi personali o familiari ecc…). Oppure può dipendere da scelte aziendali o del responsabile di funzione da cui dipende la risorsa. In quest’ultimo caso un rapporto costante con tutti i responsabili delle risorse coinvolte nel progetto può aiutare il project manager ad anticipare il problema in modo da organizzarsi di conseguenza. In tutti gli altri casi occorrerà prendere in considerazione la sostituzione della risorsa in questione oppure ipotesi di crashing e fast tracking se la risorsa operava su attività critiche.